Έλεγχος του προϋπολογισμού (Σημασία) | Πλεονεκτήματα μειονεκτήματα

Έννοια ελέγχου του προϋπολογισμού

Ο έλεγχος του προϋπολογισμού είναι γνωστός ως ρύθμιση ενός συγκεκριμένου προϋπολογισμού από τη διοίκηση, προκειμένου να γνωρίζει τη διακύμανση μεταξύ της πραγματικής απόδοσης και της προϋπολογισμένης απόδοσης της εταιρείας και βοηθά επίσης τους διαχειριστές στη χρήση αυτών των προϋπολογισμών, ώστε να παρακολουθούν και να ελέγχουν διάφορα κόστη εντός της συγκεκριμένης λογιστικής περιόδου.

Είναι μια διαδικασία σχεδιασμού και ελέγχου όλων των λειτουργιών ενός οργανισμού μέσω σύγκρισης και ανάλυσης των προϋπολογισμένων αριθμών με τα πραγματικά αποτελέσματα. Συγκρίνοντας τους αριθμούς προϋπολογισμού με τα πραγματικά αποτελέσματα, προσδιορίζει τους τομείς που χρειάζονται βελτίωση και όπου είναι εφικτή η μείωση του κόστους ή οι αριθμοί που έχουν προϋπολογιστεί πρέπει να αναθεωρηθούν.

Τύποι ελέγχου του προϋπολογισμού

Υπάρχουν διάφοροι τύποι ελέγχου που ένας οργανισμός μπορεί να εφαρμόσει -

# 1 - Λειτουργικός έλεγχος

Καλύπτει τα έσοδα και τα λειτουργικά έξοδα, τα οποία είναι απαραίτητα για τη λειτουργία καθημερινών εργασιών. Οι πραγματικοί αριθμοί με έναν προϋπολογισμό συγκρίνονται μηνιαίως στις περισσότερες περιπτώσεις. Βοηθά στην επίτευξη ελέγχου επί του EBITDA - Κέρδη πριν από την απόσβεση και απόσβεση φόρων τόκων.

# 2 - Έλεγχος ταμειακών ροών

Αυτός είναι ένας σημαντικός προϋπολογισμός που διατηρεί τον έλεγχο της απαίτησης κεφαλαίου κίνησης και της διαχείρισης μετρητών. Οι περικοπές μετρητών θα μπορούσαν να είναι επιζήμιες για την καθημερινή λειτουργία, επομένως αυτή είναι μια σημαντική πτυχή.

# 3 - Έλεγχος Capex

Καλύπτει κεφαλαιουχικές δαπάνες, όπως αγορά μηχανημάτων ή κατασκευή κτιρίου. Επειδή περιλαμβάνει ένα τεράστιο χρηματικό ποσό, ο έλεγχος εδώ βοηθά στην εξάλειψη των αποβλήτων και τη μείωση του κόστους.

Πώς προετοιμάζεται ο προϋπολογισμός;

Ο προϋπολογισμός καταρτίζεται με βάση τα προηγούμενα έξοδα και λαμβάνει υπόψη τυχόν προβλέψιμες δαπάνες που αναμένεται να πραγματοποιηθούν. Σήμερα, σε ένα μηχανογραφημένο περιβάλλον όπου οι οικονομικές καταστάσεις καταρτίζονται σε φύλλα excel. Έχουμε την επιλογή να επιλέξουμε τον τριμηνιαίο μέσο όρο ή τον ετήσιο μέσο όρο.

Για παράδειγμα - αν θέλουμε να προετοιμάσουμε τον προϋπολογισμό για τον Ιούλιο του 2019 με βάση τα αποτελέσματα του 2ου τριμήνου, θα μοιάζει με -

Εδώ, τύπος προϋπολογισμού Ιουλίου = (Απρίλιος + Μάιος + Ιούνιος) / 3 δηλ. Μέσος όρος Απριλίου, Μαΐου & Ιουνίου.

Στον παραπάνω πίνακα, με βάση τα πραγματικά αποτελέσματα Απριλίου, Μαΐου και Ιουνίου, αναμένουμε ότι οι πωλήσεις θα είναι 6.250 $ και τα καθαρά κέρδη θα είναι 383 $ για τον Ιούλιο.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε πραγματικά αποτελέσματα για τον Ιούλιο και να το συγκρίνουμε με τον προϋπολογισμό του Ιουλίου για να πάρουμε τη διαφορά -

Σε αυτήν την περίπτωση, οι πραγματικές πωλήσεις για τον Ιούλιο έχουν υπερβεί τον προϋπολογισμό κατά 150 $. Τώρα, αυτό θα μπορούσε να συμβαίνει είτε επειδή οι περισσότερες ποσότητες πωλήθηκαν είτε η τιμή πώλησης ανά μονάδα αυξήθηκε ελαφρώς. Εάν η τιμή πώλησης ανά μονάδα παρέμεινε σταθερή τον Ιούλιο, αυτό σημαίνει ότι η ομάδα πωλήσεων είχε καλύτερη απόδοση από τον μέσο όρο και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η πώληση αυξήθηκε.

Περαιτέρω ανάλυση θα δείξει για ποια περιοχή και ποιο προϊόν έχει αυξηθεί η πώληση. Με τον ίδιο τρόπο, το λειτουργικό κόστος αυξήθηκε κατά 33 $, κάτι που θα μπορούσε να οφείλεται σε αυξημένο κόστος οποιουδήποτε υλικού εισόδου ή θα μπορούσε να είναι παρεπόμενο σε επιπλέον πωλήσεις.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του δημοσιονομικού ελέγχου

Πλεονεκτήματα

  • Ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τη μέτρηση της απόδοσης των τμημάτων, των ατόμων και των κέντρων κόστους.
  • Προσδιορισμός τομέων μείωσης και βελτίωσης της αποδοτικότητας ·
  • Η αυξημένη αποδοτικότητα και η μείωση του κόστους οδηγούν στη μεγιστοποίηση των κερδών.
  • Βοηθά επίσης στην εισαγωγή και την παροχή κινήτρων με βάση την απόδοση.
  • Η μείωση του κόστους είναι πάντα ο πρωταρχικός στόχος.
  • Βελτιώνει τον συντονισμό μεταξύ των τμημάτων καθώς τα αποτελέσματα και το κόστος αλληλοσυνδέονται.
  • Παρέχει πληροφορίες για σε βάθος ανάλυση και οποιαδήποτε διορθωτική ενέργεια.
  • Χρήσιμο για την επίτευξη του μακροπρόθεσμου στόχου ενός οργανισμού.

Μειονεκτήματα

  • Οι προϋπολογισμένοι αριθμοί συχνά χρειάζονται αναθεώρηση καθώς η μελλοντική πρόβλεψη είναι δύσκολη
  • Χρονοβόρα και δαπανηρή διαδικασία, χρειάζονται άτομα και πόρους Διαδικασίες ελέγχου του προϋπολογισμού
  • Αυτή η διαδικασία μερικές φορές απαιτεί συντονισμό μεταξύ διαφόρων τμημάτων είναι δύσκολο έργο
  • Αυτή η διαδικασία απαιτεί έγκριση και υποστήριξη από ανώτερα ανώτερα διευθυντικά στελέχη
  • Πάντα η σύγκριση των πραγματικών πραγματικών με έναν προϋπολογισμό είναι επιζήμια για το κίνητρο των εργαζομένων

Περιορισμοί

  • Το μέλλον είναι απρόβλεπτο, επομένως ο προϋπολογισμός πάντα δεν εγγυάται ένα ομαλό μέλλον για έναν οργανισμό
  • Κυρίως χρήση προηγούμενων καταγεγραμμένων αριθμών
  • Αγνοεί τα δημογραφικά στοιχεία και πολλούς άλλους οικονομικούς παράγοντες
  • Οι κυβερνητικές πολιτικές και οι φορολογικές μεταρρυθμίσεις δεν είναι πάντα προβλέψιμες
  • Φυσικά γεγονότα όπως η βροχή, ο μουσώνας, η ξηρασία και άλλοι ανεξέλεγκτοι παράγοντες επηρεάζουν την πραγματική απόδοση ενός οργανισμού που δεν μπορεί να ληφθεί υπόψη για τον προϋπολογισμό

Σημαντικά σημεία που πρέπει να σημειώσετε

  • Τυχόν προβλεπόμενα έσοδα ή έξοδα που δεν περιλαμβάνονται στο παρελθόν θα πρέπει να περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό.
  • Οι λειτουργίες ελέγχου δεν πρέπει να είναι ακραίας φύσης για να ασκήσουν πίεση στο προσωπικό εάν είναι, τότε απαιτείται αλλαγή.
  • Τα πρότυπα πρέπει να αναθεωρούνται περιοδικά.
  • Οποιαδήποτε αλλαγή πρέπει να ενημερώνεται σε όλους τους ενδιαφερόμενους άμεσα ή εκ των προτέρων.
  • Η αλλαγή στην παραγωγή, τις πωλήσεις ή οποιαδήποτε λειτουργία εντός του οργανισμού θα επηρεάσει τις λειτουργίες ελέγχου.
  • Η βάση της κατανομής κόστους καθίσταται σημαντική κατά την ανάλυση σε μικροεπίπεδο, οπότε εάν υπάρχει αλλαγή στη βάση της κατανομής κόστους, θα πρέπει να αναλυθεί πλήρως πριν τεθεί σε εφαρμογή.

συμπέρασμα

Ο δημοσιονομικός έλεγχος είναι μια πολύ σημαντική πτυχή των καθημερινών δραστηριοτήτων και των μακροπρόθεσμων προοπτικών ενός οργανισμού. Όταν τοποθετείται προσεκτικά, βοηθά όχι μόνο στον έλεγχο του κόστους αλλά και στη βελτίωση της απόδοσης. Υπάρχουν και άλλα πράγματα όπως το κανονικό κόστος, το οποίο είναι επίσης μέρος του.

Εδώ μπορούμε να υπολογίσουμε τις διακυμάνσεις κόστους, αποδοτικότητας, απόδοσης ή μείγματος κ.λπ. Έτσι, προσδιορίζει τον ακριβή λόγο πίσω από κάθε διακύμανση όταν συγκρίνουμε τη δραστηριότητα μιας περιόδου με μια άλλη. Διότι στον σημερινό ανταγωνισμό, οι οργανισμοί αγωνίζονται πάντα για την αριστεία και τις βέλτιστες πρακτικές και ο δημοσιονομικός έλεγχος βοηθά στον εντοπισμό και την επίτευξη αυτών των πολιτικών και πρακτικών.

Προσδιορίζει εάν υπάρχει οποιοδήποτε ζήτημα ή πιθανότητα βελτίωσης με την προμήθεια υλικού εισαγωγής, την επιθυμητή παραγωγή από το υλικό, οποιοδήποτε ζήτημα επεξεργασίας ή τη διαχείριση της ομάδας πωλήσεων. Έτσι, για να κατανοήσουμε πλήρως τις λειτουργίες της επιχείρησης και την ανάλυση των βασικών αιτίων των διαφόρων αποτελεσμάτων, ο δημοσιονομικός έλεγχος είναι ένα σημαντικό εργαλείο στα χέρια των μερών που σχετίζονται με τον οργανισμό.