seychellesartprojects.org

Τι είναι το Λογιστικό Σύστημα Πληροφοριών;

Το Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα αναφέρεται στη μέθοδο που βασίζεται στον υπολογιστή που χρησιμοποιείται από τις εταιρείες για τη συλλογή, αποθήκευση και επεξεργασία των λογιστικών και οικονομικών δεδομένων που χρησιμοποιούνται από τους εσωτερικούς χρήστες της εταιρείας προκειμένου να υποβάλει έκθεση σχετικά με διάφορες πληροφορίες στα ενδιαφερόμενα μέρη των η εταιρεία όπως πιστωτές, επενδυτές, φορολογικές αρχές κ.λπ.

Με απλά λόγια, είναι ένα σύστημα συλλογής και αποθήκευσης όλων των πληροφοριών που σχετίζονται με χρηματοοικονομικές συναλλαγές και συμβάντα με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να ανακτηθούν για λήψη αποφάσεων από την εσωτερική διαχείριση, τους λογαριασμούς, τους CFO, τους ελεγκτές κ.λπ. Το AIS μπορεί να είναι πολύ απλό καθολικό σε διάφορες λογιστικές, κοστολογικές, χρηματοοικονομικές αναφορές όπως Κατάσταση Κέρδους και Ζημιών, Ισολογισμός κ.λπ.

Συστατικά του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος (AIS)

# 1 - Άτομο (Ενδιαφερόμενοι)

Η αρχή και το τέλος κάθε λογιστικής πτυχής. Υπάρχει ένας ενδιαφερόμενος που τροφοδοτεί πληροφορίες στο σύστημα, συλλέγει, αναλύει, αναφέρει, κ.λπ., και υπάρχει ένα άλλο άτομο (ενδιαφερόμενος) που χρειάζεται πληροφορίες. Για παράδειγμα, ένας λογιστής καταγράφει διάφορα οικονομικά δεδομένα και τα παρουσιάζει για χρήση πολλών ενδιαφερομένων, όπως ένας ιδιοκτήτης, μέτοχοι, πιστωτές, κυβέρνηση κ.λπ.

# 2 - Δεδομένα

Τώρα, τι καταγράφει, αναφέρει το AIS; Πρόκειται για διάφορες λογιστικές συναλλαγές, γεγονότα και άλλα νομισματικά στοιχεία. Το AIS δεν θα καταγράψει πληροφορίες που δεν έχουν νομισματική βάση. Τα δεδομένα μπορεί να είναι οτιδήποτε όπως το καθολικό πωλήσεων, ο λογαριασμός πελατών, τα βιβλία πωλητών, οι οικονομικές εκθέσεις όπως το P&L και ο ισολογισμός, η κατάσταση ταμειακών ροών κ.λπ.

# 3 - Καθορισμένες διαδικασίες

Για την εκτέλεση διαφόρων λειτουργιών, όπως αναφέρεται στον ορισμό, το AIS ακολουθεί προκαθορισμένα βήματα, διαδικασίες. Για να διασφαλιστεί η συνέπεια, αυτή είναι μια από τις πιο βασικές ανάγκες του AIS. Το AIS μπορεί να εκτελέσει μια ενέργεια είτε με χειροκίνητη παρέμβαση είτε αυτόματα. Αυτή η ενέργεια πρέπει να απευθύνεται στο άτομο που επεξεργάζεται δεδομένα ή να κωδικοποιεί στο σύστημα σε περίπτωση αυτόματων συστημάτων.

# 4 - Λογισμικό (ERP)

Ένα λογισμικό ή, ευρύτερα, το ERP είναι ένα πρόγραμμα που βασίζεται σε υπολογιστή και εκτελεί τις δηλωμένες λειτουργίες. Το ERP μπορεί να περιγραφεί ως ένα σύστημα πακέτων λογισμικού βάσης δεδομένων που υποστηρίζει επιχειρηματικές διαδικασίες και λειτουργίες, συμπεριλαμβανομένης της κατασκευής, του μάρκετινγκ, των χρηματοοικονομικών, των ανθρώπινων πόρων κ.λπ.

# 5 - Υποδομή συστήματος πληροφοριών

Με απλά λόγια, η υποδομή πληροφορικής μπορεί να θεωρηθεί μια κοινοπραξία διαφόρων υλικών, εργαλείων και αξεσουάρ IT & IS. Παράδειγμα, υπολογιστές, εκτυπωτές, σαρωτές κ.λπ.

# 6 - Εσωτερικοί έλεγχοι

Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι η βασική ανάγκη κάθε επιχείρησης. Πρόκειται για εργαλεία, ελέγχους, διαδικασίες, συστήματα που υιοθετούνται από έναν οργανισμό για τη διασφάλιση της ακεραιότητας των οικονομικών πληροφοριών, την πρόληψη απάτης, σφαλμάτων, τη διαφύλαξη περιουσιακών στοιχείων κ.λπ.

Μελέτη περίπτωσης με βάση παραδείγματα AIS

• Case - Η  Martin Inc., ιδιοκτήτης της γνωστής αλυσίδας λιανικής πώλησης σούπερ μάρκετ του Λονδίνου χρησιμοποίησε τη συμβατική μέθοδο καταγραφής συναλλαγών σε χαρτί, τώρα με σκοπό την επέκταση των επιχειρήσεων να θέλει να γνωρίζει τις λεπτομέρειες των πελατών, των πωλητών, των κερδών που έχουν αποκτηθεί στο παρελθόν, μελλοντικά εκτιμώμενα ικανότητα κερδοφορίας, λεπτομέρειες για το κεφάλαιο κίνησης που ασχολείται με την επιχείρησή της, αλλά δεν είναι σε θέση να προβλέψει το ίδιο λόγω χειροκίνητων λογιστικών πρακτικών.
• Πρόβλημα - Ο ιδιοκτήτης δεν είναι σε θέση να κατανοήσει τον τόπο της επιχείρησής του, δηλαδή, όλες τις παραπάνω προϋποθέσεις.
• Λύση - Εάν υπήρχε χρήση AIS, η Martin Inc. θα μπορούσε εύκολα να εξαγάγει λεπτομέρειες σχετικά με τους πελάτες, τους πωλητές, τα κέρδη που αποκτήθηκαν κατά το παρελθόν, το κεφάλαιο κίνησης που ασχολείται με τις επιχειρήσεις κ.λπ. Όχι μόνο τα προηγούμενα στοιχεία, αλλά η AIS έχει επίσης τη δυνατότητα να προβλέψει το μέλλον τάσεις των κερδών, των ταμειακών ροών και άλλων θέσεων.

Πλεονεκτήματα του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος

• # 1 - Αποτελεσματικότητα κόστους - Στην εποχή της ψηφιοποίησης και της τεχνητής νοημοσύνης, κάθε οργανισμός κινείται προς τη μείωση του κόστους με τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης. Το AIS βοήθησε στη μείωση των χειροκίνητων προσπαθειών και μπορεί να εκτελέσει την ίδια λειτουργία πιο οικονομικά.
• # 2 - Αποτελεσματικότητα του χρόνου - Η  AIS βοήθησε τους επιχειρηματικούς οργανισμούς στη μείωση του χρόνου που απαιτείται για την καταγραφή, την ταξινόμηση, την αναφορά οικονομικών πληροφοριών. Μια μεγάλη ποσότητα χειροκίνητης εργασίας μπορεί να ολοκληρωθεί από το AIS με πολύ λιγότερες προσπάθειες και χρόνο.
• # 3 - Εύκολη πρόσβαση (φορητότητα) -  Τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στο AIS μπορούν να ανακτηθούν μέσω ενός συστήματος πληροφοριών που είναι συνδεδεμένο με το Διαδίκτυο οπουδήποτε και οποτεδήποτε. Όπου δεν είναι δυνατή η μεταφορά βιβλίων λογαριασμών με μη αυτόματο τρόπο, τα δεδομένα AIS μπορούν να είναι.
• # 4 - Ακρίβεια -  Με τη συμμετοχή του AIS, αυξάνεται η αξιοπιστία των δεδομένων. Όπως είχαμε συζητήσει νωρίτερα σε αυτό το άρθρο ότι ένα AIS ακολουθεί ένα προκαθορισμένο σύνολο οδηγιών. Επομένως, οι πιθανότητες για πληροφορίες που είναι επιρρεπείς σε σφάλματα είναι λιγότερες, και ως εκ τούτου το AIS έχει ένα πρόσθετο πλεονέκτημα των ακριβών δεδομένων.

Μειονεκτήματα

• # 1 - Αρχικό Κόστος Εγκατάστασης και Κατάρτισης - Ενώ συζητήσαμε ότι ένα AIS είναι οικονομικά αποδοτικό, το ίδιο μπορεί να μην είναι ακριβές στην περίπτωση των μικρών επιχειρήσεων. Το κόστος της αρχικής εγκατάστασης μπορεί να είναι υψηλό και ενδέχεται να μην δημιουργεί αξία για τον οργανισμό.
• # 2 - Χειροκίνητη παρέμβαση -  Αν και συζητήσαμε ότι το AIS μειώνει τη χειροκίνητη παρέμβαση, το ίδιο δεν μπορεί να εξαλειφθεί. Το AIS χρειάζεται χειροκίνητη παρέμβαση σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, η οποία μπορεί να επιφέρει αναποτελεσματικότητα στο σύστημα.
• # 3 - Το σφάλμα δεν μπορεί να εξαλειφθεί πλήρως -  Συζητήσαμε, το AIS μειώνει τις πιθανότητες σφάλματος, αλλά υπάρχουν πιθανότητες λανθασμένης κωδικοποίησης στο λογισμικό, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε αποτελέσματα επιρρεπή σε σφάλματα. Επίσης, υπάρχει εδώ χειροκίνητη παρέμβαση, η οποία μπορεί επίσης να δημιουργήσει σφάλμα.
• # 4 - Εμπιστευτικότητα -  Παρόλο που συζητήσαμε για τη φορητότητα των δεδομένων AIS, το ίδιο μπορεί επίσης να είναι καταστροφικό για έναν οργανισμό Εάν τέτοιες πληροφορίες έχουν παραβιαστεί, δηλαδή κλαπεί. Ένας εισβολέας μπορεί να τροποποιήσει τις πληροφορίες ή μπορεί να αποκαλύψει ευαίσθητες οικονομικές πληροφορίες.
• # 5 - Επίθεση ιών -  Τυχόν δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε IS μπορεί να μολυνθούν από έναν ιό που μπορεί να οδηγήσει σε διακοπή, τροποποίηση των οικονομικών πληροφοριών που είναι αποθηκευμένες στο AIS.

Περιορισμοί

• Κόστος: Συζητήσαμε ήδη το κόστος του AIS ως μειονέκτημα.
• Εκπαίδευση: Υπάρχει ανάγκη εκπαίδευσης των χρηστών για τροφοδοσία, ανάκτηση ή χρήση του AIS με τον επιθυμητό τρόπο. Εάν το ενδιαφερόμενο άτομο δεν εκπαιδευτεί καλά, μπορεί να οδηγήσει σε ανακριβή προετοιμασία και παρουσίαση δεδομένων. Επίσης, υπάρχουν συχνές μεταφορές, προαγωγές, παραιτήσεις, συνταξιοδότηση σε έναν μεγάλο οργανισμό. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, υπάρχει τακτική ανάγκη για εκπαίδευση για αντικαταστάσεις.
• Ξεπερασμένος : Στην εποχή της ψηφιοποίησης, η τεχνολογία αλλάζει με ταχύ ρυθμό. Χρειάζονται πολύ λίγες στιγμές για να ξεπεραστεί η τεχνολογία. Αυτό δημιουργεί ανάγκες για έναν οργανισμό να εγκρίνει τις αλλαγές το νωρίτερο. Διαφορετικά, ενδέχεται να οδηγήσει σε δεδομένα που είναι επιρρεπή σε σφάλματα.

Αλλαγή στο Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα (AIS)

Στην εποχή της ταχέως μεταβαλλόμενης τεχνολογίας και της προσαρμογής των τεχνολογικών εξελίξεων, σημειώνονται σημαντικές αλλαγές στο AIS. Οι τελευταίες αλλαγές περιλαμβάνουν υπολογιστικό νέφος, λογιστική cloud, λογιστική σε πραγματικό χρόνο ή λογιστική για κινητά.

Αυτό έκανε τη λογιστική πολύ πιο εύκολη και βολική σε σύγκριση με τους παλιούς τρόπους λογιστικής. Η πρόοδος έχει φτάσει σε ένα επίπεδο που όχι μόνο καταγράφει, ταξινομεί, αναλύει και αναφέρει στοιχεία, αλλά επίσης προβλέπει μελλοντικές τάσεις, οι οποίες μπορεί να βοηθήσουν στην αντιμετώπιση μιας πραγματικής κατάστασης με μεγάλη ετοιμότητα.

συμπέρασμα

Το Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα (AIS) μπορεί να περιγραφεί ως όφελος για κάθε οργανισμό καθώς μελετήσαμε τόσο τα πλεονεκτήματα όσο και τα μειονεκτήματα, τους περιορισμούς του AIS. Ωστόσο, γενικά είναι πολύ ωφέλιμο για έναν οργανισμό να μεταναστεύει από τη μη αυτόματη λογιστική στη λογιστική που βασίζεται σε AIS. Για να ξεπεραστούν διάφορα μειονεκτήματα, περιορισμοί του AIS, υπάρχει λογισμικό που προστατεύει το AIS του οργανισμού από ιούς, χάκερ και άλλες επιθέσεις.

Η Τεχνητή Νοημοσύνη, μια εκτεταμένη έκδοση του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος (AIS) έχει ήδη αρχίσει να μειώνει τη μη αυτόματη παρέμβαση και θα αναπτυχθεί σύντομα.