Πώς να επεξεργαστείτε την αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel;

Επεξεργασία αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel

Πριν φτάσουμε στην επεξεργασία των αναπτυσσόμενων λιστών στο excel, πρέπει να γνωρίζουμε τα βασικά τι είναι μια λίστα στο excel. Σε απλουστευμένους όρους, οι λίστες στο, excels είναι στήλες στο excel. Αλλά στις στήλες, δεν έχουμε καμία πτώση. Απλώς εισάγουμε τιμές χειροκίνητα σε αυτό ή επικολλάμε τα δεδομένα από οποιαδήποτε άλλη πηγή. Αλλά αν δημιουργούμε έρευνες ή ζητάμε από οποιονδήποτε άλλο χρήστη να εισαγάγει δεδομένα και θέλουμε να δώσουμε κάποιες συγκεκριμένες επιλογές για να διαλέξετε από τα αναπτυσσόμενα μενού στο excel, θα σας βοηθήσουν.

Όπως εξηγείται παραπάνω, τα αναπτυσσόμενα μενού του Excel διευκολύνουν τον χρήστη να εισάγει μη αυτόματα τιμές σε ένα κελί με ορισμένες συγκεκριμένες τιμές για να διαλέξετε. Όπως και στις έρευνες, εάν υπάρχει ερώτηση για το φύλο ενός ατόμου εάν ζητάμε από κάθε χρήστη να εισαγάγει τιμές για αυτήν την ερώτηση, τότε τα δεδομένα δεν θα είναι σωστά. Μερικά άτομα θα γράψουν απαντήσεις με κεφαλαία, κάποια με πεζά ή κάποια μπορεί να κάνουν ορθογραφικά λάθη. Αλλά αν δώσουμε στους χρήστες δύο τιμές για να επιλέξουν είτε Άνδρας είτε Θηλυκό, τα δεδομένα μας θα ήταν με τη σωστή σειρά που θέλουμε. Αυτό γίνεται δημιουργώντας αναπτυσσόμενες λίστες στο excel.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι επεξεργασίας των αναπτυσσόμενων λιστών στο excel, όπως:

Μη αυτόματη παροχή τιμών και χρήση επικύρωσης δεδομένων.
Δίνοντας Drop Down Ranges και χρήση επικύρωσης δεδομένων.
Δημιουργία πίνακα και χρήση επικύρωσης δεδομένων.

Η επικύρωση δεδομένων είναι μια επιλογή στην καρτέλα δεδομένων στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων.

Υπάρχουν τρεις μέθοδοι που εξηγούνται σχετικά με τον τρόπο επεξεργασίας της αναπτυσσόμενης λίστας στο excel:

Ας μάθουμε να κάνουμε αναπτυσσόμενες λίστες με μερικά παραδείγματα και να μάθουμε κάθε διαδικασία για να επεξεργαζόμαστε την αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel.

Μπορείτε να κατεβάσετε αυτό το Επεξεργασία προτύπου Excel αναπτυσσόμενης λίστας εδώ - Επεξεργασία προτύπου αναπτυσσόμενης λίστας Excel

Παράδειγμα # 1 - Χειροκίνητη παροχή τιμών και χρήση επικύρωσης δεδομένων.

Για το βήμα, πρέπει να έχουμε τις αναπτυσσόμενες τιμές έτοιμες για εισαγωγή. Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να έχουμε τις τιμές για να μπείτε στην επωνυμία παπουτσιών. Τώρα πρέπει να επιλέξουμε ένα κελί όπου θα εισαγάγουμε το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο κελί B2, θα εισέλθουμε στην αναπτυσσόμενη λίστα μας.

Στην καρτέλα δεδομένων στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων, κάντε κλικ στην επικύρωση δεδομένων.

Κάντε ξανά κλικ στην επικύρωση δεδομένων στο Excel και εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου,

Στις Ρυθμίσεις κάτω από τη λίστα Αποδοχή επιλέξτε Λίστες.

Στην ενότητα προέλευσης εισαγάγετε μη αυτόματα τις τιμές για τις αναπτυσσόμενες επιλογές.

Όταν κάνουμε κλικ στο OK, δημιουργείται το αναπτυσσόμενο μενού μας

Η παραπάνω μέθοδος είναι ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο excel, αλλά εάν πρέπει να εισαγάγετε περισσότερες τιμές για την επιλογή των παπουτσιών, πρέπει να επαναλάβουμε ολόκληρη τη διαδικασία.

Παράδειγμα # 2 - Δίνοντας αναπτυσσόμενες σειρές και χρήση επικύρωσης δεδομένων.

Για παράδειγμα, είμαι δάσκαλος και θέλω μια απάντηση από τους μαθητές μου είτε έχουν ολοκληρώσει τα έργα τους είτε όχι. Για την έρευνα, θέλω να τους δώσω μόνο τρεις επιλογές: Ολοκληρώθηκε, Σε εκκρεμότητα, Δεν ξεκίνησε.

Ναι, μπορώ να χρησιμοποιήσω την παραπάνω διαδικασία αλλά μπορεί να αλλάξει από τον χρήστη καθώς μπορεί να μεταβεί στην καρτέλα επικύρωσης δεδομένων και να αλλάξει τις τιμές. Σε αυτήν τη διαδικασία, επιλέγουμε ένα εύρος τιμών και κρύβουμε τις στήλες έτσι ώστε ο άλλος χρήστης να μην μπορεί να επεξεργαστεί την επικύρωση ή το αναπτυσσόμενο μενού.

Σε μια λίστα ή στήλη, αντιγράψτε τις τιμές για τα αναπτυσσόμενα ή γράψτε τις.

Στο κελί που θέλουμε να εισαγάγουμε την επικύρωση θα επιλέξουμε το κελί, δηλαδή το κελί B2

Στην καρτέλα δεδομένων στην ενότητα εργαλείων δεδομένων κάντε κλικ στην επικύρωση δεδομένων.

Κάντε ξανά κλικ στην επικύρωση δεδομένων, εμφανίζεται ένα πλαίσιο οδηγού.

Στις ρυθμίσεις, στην περιοχή Να επιτρέπεται κάντε κλικ στις λίστες

Στην καρτέλα προέλευσης, επιλέξτε το εύρος δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα.

Όταν κάνουμε κλικ στο ok έχουμε ένα αναπτυσσόμενο μενού στο κελί B2.

Αντιγράψτε την επικύρωση σε όλα τα κελιά (έως το κελί B6). Τώρα πρέπει να ρίξουμε μια λίστα σε όλα τα κελιά που θέλουμε.

Τώρα ακόμα κι αν αποκρύψουμε το εύρος των κυψελών μας που ήταν η πηγή του αναπτυσσόμενου μενού, οποιοσδήποτε χρήστης δεν μπορεί να επεξεργαστεί την επικύρωση. Η παραπάνω διαδικασία έχει επίσης το ίδιο μειονέκτημα με το πρώτο παράδειγμα, επειδή εάν πρέπει να εισαγάγω μια άλλη επιλογή του Half Ολοκληρώθηκε, τότε πρέπει να επαναλάβω τη διαδικασία ξανά. Πρέπει να εισαγάγω τη νέα επιλογή στην πηγή και να εισαγάγω μια νέα επικύρωση.

Παράδειγμα # 3 - Δημιουργία πίνακα δεδομένων και χρήση επικύρωσης δεδομένων.

Σε αυτήν τη μέθοδο, θα δημιουργήσουμε έναν πίνακα δεδομένων και θα χρησιμοποιήσουμε την επικύρωση δεδομένων όπως προηγουμένως. Αλλά το όφελος από τη χρήση αυτής της μεθόδου θα εξηγηθεί αργότερα. Ας πούμε ότι έχω ένα εστιατόριο και έχω κάποια πιάτα για να επιλέξετε για τους πελάτες. Έχω εισαγάγει τα δεδομένα σε μια στήλη όπως παρακάτω.

Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε έναν πίνακα, να επιλέξετε τα δεδομένα και στην καρτέλα Εισαγωγή, κάντε κλικ στο Πίνακες.

Θα ανοίξει το ακόλουθο παράθυρο και όταν κάνουμε κλικ στο ok έχουμε δημιουργήσει τον πίνακα μας στη στήλη A.

Ας ονομάσουμε αυτόν τον πίνακα ως "Εστιατόριο". Στην αριστερή γωνία, βλέπουμε ότι υπάρχει η επιλογή μετονομασίας του πίνακα.

Μετονομάστε το τραπέζι ως εστιατόριο ».

Τώρα επιλέξτε το κελί όπου θέλουμε να εισαγάγουμε την αναπτυσσόμενη λίστα.

Στην καρτέλα δεδομένων, κάντε κλικ στην επικύρωση δεδομένων.

Στην καρτέλα Να επιτρέπεται επιλέξτε Λίστες.

Τώρα στην Πηγή, πληκτρολογήστε τα ακόλουθα,

Όταν κάνουμε κλικ στο OK μπορούμε να δούμε ότι το αναπτυσσόμενο μενού έχει εισαχθεί στα δεδομένα.

Τώρα αν έχω άλλο μενού για να προσθέσω ας υποθέσουμε Σούπες.

Μπορούμε να δούμε ότι η νέα καταχώρηση στην καρτέλα μενού εμφανίζεται επίσης στο αναπτυσσόμενο μενού μας.

Η παραπάνω διαδικασία έχει λύσει το πρόβλημά μας, όπου εάν πρέπει να δημιουργηθεί μια νέα καταχώριση και πρέπει να γίνουν επαναληπτικά.

Επεξήγηση της Επεξεργασίας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel

Έχω ήδη εξηγήσει παραπάνω γιατί χρειαζόμαστε αναπτυσσόμενες λίστες στα δεδομένα μας. Βοηθά τον οδηγό να εισαγάγει μη αυτόματα τιμές σε ένα κελί με ορισμένες συγκεκριμένες τιμές για να διαλέξετε.

Ενώ ζητάτε από τους χρήστες να επιλέξουν συγκεκριμένες επιλογές για να επιλέξουν από τα αναπτυσσόμενα μενού στο Excel, τότε η δημιουργία και η επεξεργασία αναπτυσσόμενων λιστών είναι χρήσιμη καθώς ένας χρήστης μπορεί να εισάγει λανθασμένες τιμές που παρεμποδίζουν τα δεδομένα.

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε κατά την επεξεργασία της αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel

Εάν εισαγάγουμε για να μειώσουμε τις τιμές χειροκίνητα ή να ορίσουμε εύρη, τότε πρέπει να εισαχθεί οποιαδήποτε νεότερη καταχώριση με μια νέα αναπτυσσόμενη λίστα.
Στους πίνακες, μπορούμε να εισάγουμε μια νέα καταχώρηση και ενημερώνεται στο αναπτυσσόμενο μενού.
Για να δείτε ή να επεξεργαστείτε την αναπτυσσόμενη λίστα, πρέπει να κάνουμε κλικ στο κελί.

seychellesartprojects.org