seychellesartprojects.org

Τι είναι η τήρηση αρχείων;

Η τήρηση αρχείων είναι ένα πρωταρχικό στάδιο της λογιστικής που μας λέει πώς να διατηρήσουμε ένα αρχείο νομισματικών επιχειρηματικών συναλλαγών με στόχο να παρακολουθούμε μόνιμα όλες τις συναλλαγές, να γνωρίζουμε τη σωστή εικόνα των περιουσιακών στοιχείων-υποχρεώσεων, των κερδών και των ζημιών κ.λπ., να διατηρούμε τον έλεγχο των εξόδων με με σκοπό την ελαχιστοποίηση των δαπανών και τη λήψη σημαντικών πληροφοριών για νομικούς και φορολογικούς σκοπούς

Βήματα για τη μέθοδο τήρησης αρχείων

1. Προσδιορισμός των συναλλαγών
2. Ηχογράφηση στο περιοδικό
3. Ταξινόμηση της φύσης της συναλλαγής
4. Δημοσίευση στο καθολικό
5. Εξισορρόπηση λογαριασμών
6. Προετοιμασία οικονομικής κατάστασης
7. Ερμηνεία των οικονομικών καταστάσεων
8. Την επικοινωνία με τους ενδιαφερόμενους

Παραδείγματα τήρησης αρχείων

Παράδειγμα # 1

Η ABC Limited είναι μια εταιρεία αποκλειστικής ιδιοκτησίας, η οποία πραγματοποιεί μικρά καταστήματα σε μια αγορά στην Ατλάντα. Ασχολείται με ρούχα και έχει την κύρια εισροή και εκροή ως εξής:

• Εισροές: Η πώληση πραγματοποιείται από τον Πελάτη
• Εκροές: Υλική αγορά από προμηθευτές και πληρωμή σχετικών εξόδων

Για λόγους τήρησης αρχείων, η ABC Limited θα πρέπει να διατηρεί καθημερινά βιβλία μετρητών για τη διατήρηση των μικρών μετρητών και των τραπεζικών υπολοίπων. Στο τέλος του έτους, πρέπει να προετοιμάσουν τα κέρδη και τις ζημίες A / c και τον ισολογισμό για να επαληθεύσουν την κερδοφορία κατά τη διάρκεια του έτους. Είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους διατήρησης των αρχείων της επιχειρηματικής συναλλαγής.

Παράδειγμα # 2

• Το Amazon.com είναι μια πολυεθνική εταιρεία που δραστηριοποιείται σε όλο τον κόσμο και δίνει απασχόληση σε εκατομμύρια ανθρώπους. Κάθε μέρα πραγματοποιούνται εκατομμύρια συναλλαγές, και για να διατηρηθεί το συμφέρον της Εταιρείας και για να διασφαλιστεί η ορθή συμμόρφωση των καταστατικών και για να διατηρηθεί η εμπιστοσύνη των ενδιαφερομένων, πρέπει να πραγματοποιείται συνεχής τήρηση βιβλίων.
• Πρέπει να τοποθετηθούν ξεχωριστές ομάδες για να διασφαλιστεί ότι κάθε νομισματική συναλλαγή που πραγματοποιεί η επιχείρηση θα πρέπει να καταγράφεται στα βιβλία χωρίς καμία απόκλιση. Επίσης, τέτοιου είδους λογιστική πρέπει να διασφαλίζει ότι οι συναλλαγές καταγράφονται σύμφωνα με τις τοπικά εφαρμοστέες γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές και επίσης εφαρμόζονται άλλα καταστατικά.

Αυτό είναι ένα από τα πιο περίπλοκα παραδείγματα διατήρησης των αρχείων της επιχείρησης.

Και τα δύο παραδείγματα έχουν τα δικά τους πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, αλλά έχουν καλό τρόπο.

Πλεονεκτήματα της τήρησης αρχείων

• Μόνιμη και αξιόπιστη εγγραφή - Βοηθά στη διατήρηση του μόνιμου αρχείου όλων των συναλλαγών, κάτι που θα βοηθήσει στη διασφάλιση της αξιοπιστίας των δεδομένων.
• Αριθμητική ακρίβεια των λογαριασμών - Η συνεχής καταγραφή των συναλλαγών θα βοηθήσει στον εντοπισμό τυχόν αριθμητικής ανακρίβειας που ενδέχεται να έχει συμβεί. Π.χ., υπερβολική πληρωμή σε προμηθευτές ή διπλή πληρωμή τυχόν συναλλαγών.
• Καθαρό αποτέλεσμα των επιχειρησιακών λειτουργιών - Θα δώσει το κέρδος που κερδίζεται κατά τη δεδομένη περίοδο με βάση τις τρέχουσες επιχειρηματικές δραστηριότητες.
• Εξασφάλιση χρηματοοικονομικών θέσεων - Βοηθά στον προσδιορισμό της οικονομικής θέσης της επιχείρησης.
• Υπολογισμός οφειλών - Όλες οι εκκρεμείς υποχρεώσεις και οφειλές σε μια δεδομένη χρονική στιγμή μπορούν να υπολογιστούν με βάση τις κατάλληλες οικονομικές καταστάσεις που καταρτίζονται.
• Έλεγχος περιουσιακών στοιχείων και δανείων - Μπορεί να γίνει καλύτερος έλεγχος των περιουσιακών στοιχείων και των δανείων. Αυτό θα βοηθήσει στη διαχείριση των κεφαλαίων και των διαφόρων θέσεων της επιχείρησης.
• Αναγνώριση των υποχρεώσεων και των υποχρεώσεων - Οι οικονομικές καταστάσεις βοηθούν στην εύρεση πραγμάτων που πήγαν άσχημα και πρέπει να διορθωθούν στο μέλλον για να διασφαλιστούν καλύτερες λειτουργίες στο μέλλον.
• Φορολογία - Συνιστάται και απαιτείται από τις φορολογικές αρχές. Για να ολοκληρώσουν τις εκτιμήσεις τους, τα επιχειρηματικά πρόσωπα πρέπει να τηρούν κατάλληλα τα αρχεία που θα βοηθήσουν στον προσδιορισμό της φορολογικής υποχρέωσης για αυτά
• Διοίκηση Λήψη Αποφάσεων - Η Διοίκηση εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τα οικονομικά αρχεία για την ανάληψη του προγραμματισμού των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Επιπλέον, χρειάζονται επίσης συνεχή αναφορά από το μεσαίο επίπεδο σχετικά με την πρόοδο που έχει σημειωθεί σε χρηματοοικονομικούς όρους. Τα οικονομικά που διατηρεί ο οργανισμός διέπουν όλες τις στρατηγικές αποφάσεις
• Νομικές απαιτήσεις -  Υπάρχει μια τεράστια απαίτηση καταστατικών, Τοπικών GAAP, IFRS κ.λπ., για τη διατήρηση των κατάλληλων λογιστικών βιβλίων, για τη διασφάλιση της διαφάνειας της επιχείρησης.

Μειονεκτήματα της τήρησης αρχείων

• Clerical - Για μεγάλους οργανισμούς, η τήρηση αρχείων είναι μια πολύ κουραστική και συνεχής δουλειά. Γίνεται δύσκολο για αυτούς να διατηρήσουν το ίδιο
• Χειροκίνητη και μονότονη - Είναι μια πολύ χειροκίνητη εργασία. Απαιτείται η ίδια εργασία όσο πολλές φορές πραγματοποιείται η συναλλαγή. Αυτό το καθιστά μια πολύ μονότονη δουλειά.
• Οι υποκειμενικές ανάγκες πρέπει να ελεγχθούν πριν από την ανάλυση - Διάφορες λογιστικές πτυχές όπως αποσβέσεις, αποτίμηση αποθεμάτων κ.λπ. απαιτούν υποθέσεις που καθιστούν τη λογιστική εξαιρετικά υποκειμενική. Η βιωσιμότητα τέτοιων παραδοχών πρέπει να επαληθευτεί πριν από την ανάλυση των οικονομικών καταστάσεων

Περιορισμοί

• Μόνο νομισματικές συναλλαγές μπορούν να καταγραφούν -  Στην επιχείρηση, και οι δύο: νομισματικές και μη νομισματικές πτυχές είναι απαραίτητες. Ωστόσο, στην τήρηση αρχείων, μπορούν να καλυφθούν μόνο νομισματικές συναλλαγές. Οι μη χρηματικές αρετές όπως το εκπαιδευμένο προσωπικό δεν μπορούν να καταγραφούν στα λογιστικά βιβλία.
• Δεν λαμβάνονται υπόψη οι επιπτώσεις των αλλαγών σε επίπεδο τιμών - ο πληθωρισμός είναι μια συνεχής απαίτηση που πρέπει να ληφθεί υπόψη κατά την καταγραφή των περιουσιακών στοιχείων. Ωστόσο, στη λογιστική, ο πληθωρισμός δεν μπορεί να ληφθεί υπόψη κατά την καταγραφή των συναλλαγών.
• Λογιστική βάσει ιστορικού - Όλα τα περιουσιακά στοιχεία πρέπει να καταγράφονται ως ιστορικό κόστος. Αυτό δεν θα βοηθήσει στον προσδιορισμό της παρούσας αξίας του περιουσιακού στοιχείου στην αγορά.

Σημαντικά σημεία

Τυχόν αλλαγές στη μέθοδο τήρησης αρχείων επιτρέπονται μόνο εάν:

1. Πρέπει να ληφθεί υπόψη η ουσία πάνω από τη φόρμα
2. Για καλύτερες απαιτήσεις γνωστοποίησης
3. Απαιτείται από λογιστικά πρότυπα

συμπέρασμα

Η τήρηση αρχείων είναι μια τέχνη της καταγραφής και της αποκάλυψης χρηματοοικονομικών συναλλαγών. Απαιτεί λίγη εμπειρογνωμοσύνη και τακτική που όχι μόνο θα βοηθήσουν στη διατήρηση της εικόνας του οργανισμού, αλλά και στη λήψη χρηματοδότησης και στην υποβολή προσφορών για τις επιχειρήσεις. Για να αποδειχθεί η ακρίβεια των συναλλαγών, η τήρηση αρχείων δίνει μεγάλη ώθηση και βοηθά στη διατήρηση της εικόνας ως ηθικού επιχειρηματικού οργανισμού στην αγορά.