Βιβλίο μικρών μετρητών (Μορφή, παράδειγμα) | Βελτιωμένο και συνηθισμένο σύστημα

Σημασία του βιβλίου μετρητών μικρής αξίας

Το Petty Cash Book είναι το λογιστικό βιβλίο που χρησιμοποιείται για την καταγραφή των μικρών δαπανών σε μετρητά, δηλαδή των δαπανών που είναι του μικρού ποσού που πραγματοποιεί η εταιρεία στις καθημερινές της δραστηριότητες.

Το βιβλίο μετρητών μικρών μετρητών μπορεί να εκφραστεί ως μια επίσημη σύνοψη των μικρών δαπανών μετρητών, το οποίο αναφέρεται στα κανονικά καθημερινά έξοδα της επιχείρησης, τα οποία δεν σχετίζονται με την άμεση γραμμή της επιχείρησης. Είναι ένα λογιστικό βιβλίο που χρησιμοποιείται για μικρά έξοδα εγγραφής και μικρής αξίας.

Πώς λειτουργεί το βιβλίο μετρητών Petty;

  • Η βάση της λογιστικής βρίσκεται στους τρεις βασικούς λογιστικούς όρους και λογαριασμούς, οι οποίοι περιλαμβάνουν το περιοδικό, το βιβλίο και το βιβλίο μετρητών Petty. Κάθε συναλλαγή που καταγράφεται στα βιβλία λογαριασμών περνά από αυτούς τους τρεις βασικούς λογαριασμούς για να καταγραφεί.
  • Το περιοδικό αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της τήρησης βιβλίων, το οποίο είναι το σημείο εκκίνησης της λογιστικής, και καταγράφει όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Αντίθετα, το βιβλίο μετρητών Petty καταγράφει τη συναλλαγή που σχετίζεται με τον λογαριασμό μετρητών. Από την έναρξη του περιοδικού, προετοιμάζεται ο λογαριασμός Ledger, με τη βοήθεια του οποίου προετοιμάζονται τα τελικά βιβλία λογαριασμών της εταιρείας.
  • Ωστόσο, υπάρχουν αρκετές συναλλαγές κατά τη συνήθη πορεία της επιχείρησης, η οποία είναι του πολύ μικρού και ονομαστικού ποσού και δεν καταγράφεται στον λογαριασμό βιβλίου μετρητών. Για τέτοιου είδους συναλλαγές, χρησιμοποιείται το Petty Cash Book.

Μορφή του βιβλίου μετρητών Petty

Ακολουθεί το δείγμα μορφής του βιβλίου μετρητών Petty.

Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την καταγραφή των αποδείξεων και των πληρωμών είναι γνωστό ως ταμείο. Στην εταιρεία, το μικρό βιβλίο μετρητών συνήθως διατηρείται από το διοικητικό τμήμα της εταιρείας, καθώς τα τμήματα λογαριασμών καταλαμβάνουν γενικά τις πιο σημαντικές επιχειρηματικές συναλλαγές, και επίσης το τμήμα διαχείρισης είναι υπεύθυνο μόνο για τέτοιου είδους έξοδα.

Συστήματα βιβλίων μετρητών μικρής αξίας

Τα μετρητά δίδονται στον ταμείο με βάση τα ακόλουθα μικρά συστήματα μετρητών: -

# 1 - Συνηθισμένο Μικρό Σύστημα Μετρητών

Σύμφωνα με αυτό το σύστημα, ένα εφάπαξ ποσό μετρητών δίνεται στον ταμείο. Ο ταμίας είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση όλων των εξόδων για την αναθεώρηση του επικεφαλής ταμείου και την παρουσίασή του προτού ζητήσει νέα κεφάλαια για να εκτελέσει ξανά τις καθημερινές δαπάνες

# 2 - Σύστημα Αποτίμησης Μικρών Μετρητών

Σύμφωνα με το σύστημα Imprest Petty Cash, το μικρό ταμείο καθορίζεται για μια δεδομένη περίοδο κατά την οποία συνήθως είναι κάτω από ένα μήνα ή μια εβδομάδα. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ο ταμίας πρέπει να διαχειρίζεται τον λογαριασμό μικρών μετρητών σύμφωνα με τον συγκεκριμένο προϋπολογισμό. Στο τέλος της περιόδου, ο ταμίας υποβάλλει την αναφορά, και το ποσό που ξοδεύεται από αυτόν επιστρέφεται έτσι ώστε το ποσό να ισούται με το αρχικό υπόλοιπο στην αρχή του προηγούμενου μήνα. Σε περίπτωση που η δαπάνη υπερβεί το ποσό που έχει παρασχεθεί, ένα ειδικό αίτημα που δηλώνει ότι η απαίτηση πρέπει να εγγραφεί στον ταμείο για την αναπλήρωση των χρημάτων για ένα δεδομένο χρονικό διάστημα. Το σύστημα Imprest Petty Cash έχει υιοθετηθεί ευρέως από τις εταιρείες για τη διαχείριση του λογαριασμού τους σε μετρητά.

Πλεονεκτήματα

  • Σύμφωνα με αυτήν τη μέθοδο Petty Cash System, η πραγματική απαίτηση μετρητών πραγματοποιείται αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, εάν σε ένα μήνα τα $ 1.000 δαπανώνται μόνο σε τέτοια έξοδα, το αρχικό ποσό που μεταφέρεται στο υπεύθυνο μέρος μπορεί να αυξηθεί ή να μειωθεί αμέσως μετά την ανάλυση της περιόδου και της φύσης των εξόδων
  • Το σύστημα Imprest Petty Cash ελαχιστοποιεί επίσης την πιθανότητα τυχόν σφάλματος που μπορεί να προκύψει κατά τη διάρκεια της τήρησης βιβλίων καθώς ο επικεφαλής ταμίας το ελέγχει περιοδικά
  • Έχει δοκιμαστεί και δοκιμαστεί και είναι μια αποτελεσματική μέθοδος που επίσης λιγότερο χρονοβόρα και αποτελεσματική
  • Αυτή η μέθοδος μπορεί επίσης να αποφέρει εξοικονόμηση κόστους στην εταιρεία, καθώς το ποσό που προκύπτει από τα μικρά έξοδα μετρητών αναλύεται προσεκτικά και ελέγχεται περιοδικά για να συνειδητοποιήσει πόσα μετρητά απαιτούνται και πού μπορεί η εταιρεία να μειώσει τα έξοδα για τα μικρά αντικείμενα
  • Το σύστημα Imprest Petty Cash επιτρέπει επίσης στα μέλη του προσωπικού να χειρίζονται αποτελεσματικά τα μετρητά για να αποδείξουν την αξία τους στους ηλικιωμένους τους ότι μπορούν επίσης να θεωρηθούν ως μελλοντικοί διαχειριστές μετρητών της εταιρείας

Μειονεκτήματα

  • Η χρήση αυτού του συστήματος είναι μερικές φορές πολύ μεγάλη μπορεί να γίνει χρονοβόρα και συχνά απαιτεί κάποιον πόρο για να εργαστεί πίσω από αυτό, ο οποίος μπορεί επίσης να αναπτυχθεί σε κάποιες άλλες αποτελεσματικές και χρήσιμες εργασίες
  • Το Σύστημα πρέπει να επανεξετάζεται περιοδικά, και κάθε καταγεγραμμένο ποσό πρέπει να αντιστοιχίζεται με κάθε έξοδο που μπορεί να γίνει μια μακρά διαδικασία εάν το ποσό των εγγραφών είναι σημαντικού ποσού στην επιχείρηση

συμπέρασμα

Το βιβλίο μετρητών μικρής αξίας είναι ένα χειροκίνητο σύστημα καταγραφής των δαπανών και είναι συχνά επιρρεπές σε λάθη και μερικές φορές καθίσταται δύσκολο έργο να κρατάτε τα βιβλία και να καταγράφετε κάθε συναλλαγή, ειδικά σε μια μεγάλη εταιρεία. Ωστόσο, για να το ξεπεράσουν αυτές τις μέρες, πολλές εταιρείες διαλύουν το παλιό σύστημα τήρησης βιβλίων. Μεταβαίνουν σε ένα σύγχρονο σύστημα τήρησης βιβλίων, που είναι εταιρικές πιστωτικές κάρτες ή χρήση λογισμικού υπολογισμού, το οποίο είναι ένα αποτελεσματικό σύστημα καταγραφής ονομαστικών και σημαντικών ποσών επιχειρηματικών συναλλαγών.

Με την πάροδο του χρόνου το μικρογραφικό βιβλίο ηχογράφησης έχει χάσει τη σημασία του, αλλά εξακολουθεί να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εύχρηστο εργαλείο για καταγραφή σε εταιρείες όπου δεν έχει πραγματοποιηθεί η σύγχρονη τεχνολογία.