Κύκλος πληρωτέων λογαριασμών (Ορισμός) | 12 Βήματα κύκλου πληρωτέων λογαριασμών

Ο κύκλος πληρωτέων λογαριασμών, γνωστός και ως Procure to Pay, είναι η σειρά διαφορετικής διαδικασίας στην εταιρεία που περιλαμβάνει τις διαφορετικές δραστηριότητες που απαιτούνται για την αγορά του προϊόντος, από την παραγγελία των αγαθών στους προμηθευτές, στη συνέχεια την αγορά και την παράδοση των αγαθών και τελικά να πραγματοποιήσει την τελική οφειλή στον προμηθευτή έναντι του ίδιου.

Τι είναι ο κύκλος πληρωτέων λογαριασμών (AP);

Ο κύκλος πληρωτέων λογαριασμών είναι επίσης γνωστός ως «Procure to Pay» ή «P2P» είναι ένας κύκλος διαδικασιών που περιλαμβάνει το τμήμα αγοράς και πληρωμής της εταιρείας και εκτελεί όλες τις απαραίτητες δραστηριότητες από την παραγγελία σε προμηθευτές, την αγορά αγαθών και την πραγματοποίηση τελικών πληρωμών στους προμηθευτές.

Κάθε επιχείρηση έχει δύο κύριους επιχειρηματικούς κύκλους - τον κύκλο εσόδων και τον κύκλο δαπανών.

  • Ο κύκλος εσόδων περιλαμβάνει δραστηριότητες όπως πωλήσεις, μάρκετινγκ, σχέση πελατών, συλλογή εσόδων κ.λπ.
  • Ο κύκλος δαπανών περιλαμβάνει αγορές, πληρωμές προμηθευτών, έξοδα παραγωγής, μισθούς και μισθούς κ.λπ. Ο κύκλος πληρωτέων λογαριασμών αποτελεί σημαντικό μέρος του κύκλου δαπανών.

Ακολουθούν τα βήματα που περιλαμβάνονται στον κύκλο πληρωτέων λογαριασμών -

  1. Απαιτείται προσδιορισμός εμπορευμάτων
  2. Διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων
  3. Αναζήτηση προμηθευτών
  4. Αίτηση για την πρόταση
  5. Αξιολόγηση Λήψη προσφοράς
  6. Διαπραγμάτευση
  7. Παραγγελία αγοράς
  8. Η επιβεβαίωση του προμηθευτή
  9. Καθήκον των προμηθευτών
  10. Κατά την επιτυχή παράδοση των εμπορευμάτων
  11. Καταχώριση τιμολογίου
  12. Πληρωμή

Ας τα συζητήσουμε λεπτομερώς -

Βήματα που περιλαμβάνονται στον κύκλο πληρωτέων λογαριασμών

Τα παρακάτω είναι βήματα που περιλαμβάνονται στον κύκλο προμήθειας πληρωμής:

# 1 - Απαιτείται προσδιορισμός εμπορευμάτων

Οι αγορές πραγματοποιούνται με βάση τα αποθέματα που απαιτούνται από το τμήμα παραγωγής της εταιρείας. Ο διευθυντής παραγωγής προσδιορίζει τις απαραίτητες προμήθειες και ενημερώνει το τμήμα αγορών.

# 2 - Το Τμήμα Αγοράς ξεκινά τη Διαδικασία Προμηθειών

Αφού λάβει την έγκριση των αιτημάτων προμηθειών από την παραγωγή, το τμήμα αγορών θα εξετάσει εάν έχουν ήδη γίνει παρόμοιες παραγγελίες. Εάν όχι, δημιουργούνται νέα έγγραφα παραγγελιών αγοράς.

# 3 - Αναζήτηση προμηθευτών

Η εύρεση προμηθευτών είναι μια δύσκολη δουλειά που περιλαμβάνει διάφορους παράγοντες όπως η τοποθεσία, η ευκολία μεταφοράς, οι πιστωτικές πολιτικές, η καλή θέληση του προμηθευτή και τα προϊόντα του, οι προηγούμενες συνδέσεις με την εταιρεία και πολλά άλλα. Ωστόσο, η εταιρεία προτιμά συναλλαγές με τους δοκιμασμένους και δοκιμασμένους προμηθευτές της. Σε άλλες περιπτώσεις, οι πιθανοί προμηθευτές επιλέγονται τοπικά, εθνικά ή διεθνώς χρησιμοποιώντας διαδικτυακές πύλες από επιχειρήσεις σε επιχειρήσεις (όπως το Alibaba.com), παραπομπές κ.λπ.

# 4- Αίτηση για πρόταση

Αφού επιλέξετε μερικούς πιθανούς προμηθευτές, παραδίδεται ένα επίσημο έγγραφο για να λαμβάνετε προσφορές για τα είδη. Το έγγραφο αναφέρεται ως αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP). Ο προμηθευτής στέλνει μια πρόταση, συμπεριλαμβανομένων των τιμών και των ποιοτικών προϊόντων, και ζητά από την εταιρεία να συνεργαστεί μαζί τους.

# 5 - Κριτική Λήψη Προσφοράς

Η εταιρεία εξετάζει τις προσφορές που αποστέλλονται από διαφορετικούς προμηθευτές και φιλτράρει τους προμηθευτές που μπορούν να πληρούν τις απαιτήσεις της εταιρείας. Η εταιρεία ενημερώνει τους επιλεγμένους προμηθευτές για το ενδιαφέρον της να κάνει προσφορές αγορών.

# 6 - Η εταιρεία ξεκινά τη Διαπραγμάτευση

Η διαπραγμάτευση είναι μια ταραχώδης και μερικές φορές χρονοβόρα διαδικασία όπου ο αγοραστής ζητά από τον πωλητή να μειώσει τις τιμές του, να προσφέρει φιλελεύθερη πιστωτική πολιτική και άλλους βασικούς όρους διαπραγμάτευσης όπως εκπτώσεις, ποιότητα προϊόντων, χρεώσεις μεταφοράς, παράδοση και ασφαλιστικούς όρους. Η διαδικασία διαπραγμάτευσης εκτελεί το φιλτράρισμα και η εταιρεία έχει εντοπίσει τους καλύτερους προμηθευτές.

# 7 - Παραγγελία αγοράς

Η εταιρεία για την έγκριση του επιθυμητού προμηθευτή του απονέμει την παραγγελία στέλνοντας το επίσημο έγγραφο παραγγελίας αγοράς. Επιβεβαιώνει τον προμηθευτή σχετικά με τις απαιτήσεις της εταιρείας και την προθεσμία παράδοσης των προϊόντων ή των υπηρεσιών.

# 8 - Η επιβεβαίωση του προμηθευτή

Η συμφωνία ξεκινά όταν ένας προμηθευτής συμφωνεί να πουλήσει τα προϊόντα του στους απαιτούμενους όρους και προϋποθέσεις. Πρέπει να αποσταλεί επιβεβαίωση αποδοχής από τον προμηθευτή γραπτώς μέσω ταχυδρομείου ή email.

# 9 - Υποχρέωση προμηθευτών

Είναι καθήκον του προμηθευτή να προετοιμάσει τα προϊόντα και να αποσταλεί αυστηρά σύμφωνα με τις προθεσμίες και να ενημερώσει την εταιρεία για την πρόοδο της παραγγελίας. Η ειδοποίηση πρέπει να αποστέλλεται όταν τα εμπορεύματα είναι έτοιμα για αποστολή και ειδοποίηση αποστολής, συμπεριλαμβανομένων έγκυρων εγγράφων που προσδιορίζουν την περιγραφή των εμπορευμάτων, συμπεριλαμβανομένου του βάρους ή των μονάδων, της ημερομηνίας παράδοσης, της τοποθεσίας κ.λπ.

# 10 - Επιθεώρηση παραδοθέντων αγαθών

Ξεκινά η διαδικασία επιθεώρησης, η οποία περιλαμβάνει τόσο ποιοτικούς όσο και ποσοτικούς ελέγχους. Το τμήμα αγοράς ελέγχει εάν τα παραδοθέντα προϊόντα είναι σύμφωνα με την εντολή αγοράς.

# 11 - Καταχώριση τιμολογίου

Κατά την επιτυχή επιθεώρηση, εάν όλα ταιριάζουν, το τμήμα αγορών αποστέλλει την έγκριση στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών για να ξεκινήσει η διαδικασία πληρωμής. Το τμήμα πληρωτέων λογαριασμών δημιουργεί έτσι ένα αρχείο του τιμολογίου, το οποίο περιέχει όλες τις προδιαγραφές σχετικά με την πληρωμή, όπως την τελική ημερομηνία ή / και μια τελική ημερομηνία με έκπτωση, ποσό αποζημίωσης και άλλα επίσημα στοιχεία.

# 12 - Πληρωμή

Μετά από κάθε απαραίτητο έλεγχο, το τμήμα πληρωτέων λογαριασμών αρχίζει να πραγματοποιεί πληρωμές στον προμηθευτή εν μέρει ή πλήρως σύμφωνα με τους κανόνες της εταιρείας. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να κάνετε πληρωμές στους προμηθευτές όπως:

  • Πληρωμές σε μετρητά
  • Επιταγή πληρωμής (ή άλλα διαπραγματεύσιμα μέσα)
  • Ηλεκτρονική μεταφορά τρίτων
  • ΠΛΗΡΩΜΗ ΜΕ ΠΙΣΤΩΤΙΚΗ ΚΑΡΤΑ
  • Πληρωμές σε δολάρια ή άλλο ξένο νόμισμα (ισχύει γενικά σε εισαγωγικές συναλλαγές) ·
  • Πληρωμή ανταλλαγής, δηλαδή πληρωμή ορισμένων αγαθών ή / και υπηρεσιών έναντι των αγαθών ή / και των υπηρεσιών που λαμβάνει ο προμηθευτής.

Σχετικά έγγραφα που εμπλέκονται στον κύκλο AP

Τα ακόλουθα είναι σημαντικά έγγραφα που περιλαμβάνονται στον κύκλο προμηθειών πληρωμής:

# 1 - Παραγγελία αγοράς

Το τμήμα αγορών της εταιρείας παράγει μια παραγγελία των απαιτούμενων αγαθών και το στέλνει στον πωλητή. Η παραγγελία αναφέρει λεπτομερώς τον πωλητή σχετικά με τα είδη μαζί με τις ποσότητες του. Καθορίζει επίσης μια ημερομηνία κατά την οποία τα αγαθά πρέπει να παραδοθούν.

# 2 - Λήψη αναφοράς

Μετά την παράδοση των εμπορευμάτων, η διεύθυνση επιθεωρεί την αποστολή και ελέγχει την ποιότητα, την ποσότητα και άλλες βασικές πτυχές. Μετά από πλήρη επιθεώρηση, δημιουργεί μια λεπτομερή αναφορά που ονομάζεται λήψη της αναφοράς.

# 3 - Τιμολόγιο προμηθευτή

Το έγγραφο είναι η νομική σύμβαση στην οποία ο πωλητής αναφέρει λεπτομερώς τα αγαθά, την τιμή ανά μονάδα και το συνολικό ποσό μαζί με το ισχύον φορολογητέο ποσό. Καθορίζει επίσης την πιστωτική πολιτική και την τελική ημερομηνία πληρωμής.