Συμφιλίωση βιβλίων | Τύποι, βέλτιστες πρακτικές | Χρήσιμες συμβουλές
Η Συμφιλίωση Βιβλίων είναι η συμφιλίωση που πραγματοποιήθηκε από την εταιρεία πριν από το κλείσιμο των βιβλίων λογαριασμών της, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα βιβλία είναι ενημερωμένα και ότι δεν υπάρχει χειραγώγηση ή απάτη στα βιβλία λογαριασμών της εταιρείας.
Συμφιλίωση βιβλίων
Όπως όλοι γνωρίζουμε, τα βιβλία των λογαριασμών είναι τα σχεδιαγράμματα κάθε επιχείρησης. Η διατήρηση των Βιβλίων Λογαριασμών είναι το κλειδί για την οικονομική διαχείριση.
Ωστόσο, η διατήρηση βιβλίων λογαριασμών δεν είναι αρκετή. Είναι επίσης απαραίτητο οι λογαριασμοί να είναι ακριβείς και πλήρεις. Υπάρχουν διάφοροι έλεγχοι και έλεγχοι που είναι δυνατόν να διασφαλιστεί, αλλά ένας από τους πιο βασικούς και ουσιαστικούς τρόπους είναι η «Συμφιλίωση Βιβλίων».
Τι είναι η συμφιλίωση;
Είναι μια διαδικασία που συγκρίνει δύο σύνολα αρχείων και αναλύει τις διαφορές μεταξύ των δύο συνόλων, εάν υπάρχουν.
Αυτά τα δύο σύνολα αρχείων μπορούν να είναι οτιδήποτε από ολόκληρη τη γκάμα των Βιβλίων Λογαριασμών. Γενικά, ένα σύνολο εγγραφών είναι ένα καθολικό από τα ίδια τα Βιβλία της εταιρείας, το οποίο πρέπει να συμβιβαστεί και το δεύτερο σύνολο της εγγραφής λαμβάνεται από εσωτερικές ή εξωτερικές πηγές.
π.χ. συγκρίνοντας το τραπεζικό βιβλίο (εσωτερική πηγή) έναντι του τραπεζικού λογαριασμού (εξωτερική πηγή).
Πότε γίνεται η συμφιλίωση;
Πραγματοποιείται γενικά πριν από το κλείσιμο των λογαριασμών. Συνιστάται να το κάνετε κάθε μήνα, ώστε τα βιβλία να είναι ενημερωμένα, αλλά μπορούν επίσης να γίνονται σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση.
Βαρύτερος ο όγκος περισσότερο πρέπει να είναι η συχνότητα της συμφιλίωσης, έτσι ώστε η διαδικασία συμφιλίωσης να είναι ομαλότερη.
Πρέπει να γίνονται σε ετήσια βάση πριν από την πιστοποίηση των Βιβλίων από τους ελεγκτές. Οι περισσότερες από τις συμφωνίες αποτελούν προϋπόθεση για σκοπούς ελέγχου ελέγχου. Από τη θέσπιση του Sarbanes Oxley (SOX) το 2002, οι συμφωνίες έχουν γίνει ακόμη πιο κρίσιμες καθώς η απαιτούμενη συμμόρφωση έχει αυξηθεί σε διαφορετικό επίπεδο.
Ποια είναι η περίοδος για την οποία γίνεται η συμφιλίωση;
Μία από τις κρίσιμες πτυχές που πρέπει να προσέχετε κατά την εκτέλεση της συμφιλίωσης είναι ότι η περίοδος και για τα δύο σύνολα δίσκων πρέπει να είναι η ίδια.
Σε συνέχεια του παραδείγματος που αναφέρθηκε παραπάνω, είναι πολύ παράλογο να συγκρίνουμε το τραπεζικό βιβλίο που εξήχθη για την περίοδο 01-Ιαν-16 έως 31-Μαρ-16 με το αντίγραφο κίνησης της τράπεζας για την 1η Ιανουαρίου-16 έως τις 30-Ιουνίου-16 Πρέπει να υπάρχει μια κοινή βάση για σύγκριση.
Επίσης, ένα βασικό πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι ότι το υπόλοιπο έναρξης ή έναρξης πρέπει πάντα να είναι ίσο και για τα δύο αρχεία. Στην παραπάνω περίπτωση, εάν τα υπόλοιπα στις 01-Ιαν-16 δεν είναι πανομοιότυπα, αυτή η διαφορά θα πρέπει πρώτα να διορθωθεί αντί να προχωρήσει με τη συμφωνία για την 1η Ιανουαρίου-16 έως τις 31-Μαρ-16.
Γιατί πρέπει να γίνει συμφιλίωση;
Εντοπίστε απάτη
- Είναι εύκολο να χειριστείτε βιβλία λογαριασμών. Ένας τρόπος εντοπισμού απάτης είναι μέσω συμφιλίωσης. Ας το καταλάβουμε με ένα παράδειγμα.
- Ο ταμίας της ABC Corporation διαπράττει απάτη χωρίς να καταγράφει μετρητά που λαμβάνονται από πελάτες. Με αυτόν τον τρόπο, ο πελάτης και τα καθολικά μετρητών παραμένουν αμετάβλητα και μπορεί να βάλει τα χρήματα που έλαβε.
- Ένας απλός τρόπος για να εντοπίσετε απάτες όπως αυτό είναι να πραγματοποιήσετε συμφιλίωση καθολικών πελατών. Όταν το καθολικό του Πελάτη στα Βιβλία του ABC συγκρίνεται με το καθολικό του βιβλίου του ABC στα Βιβλία του πελάτη, τα υπόλοιπα δεν θα δεσμευτούν και θα εντοπιστεί η απάτη.
Βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία είναι πλήρη:
- Μερικές φορές, ορισμένες δραστηριότητες επηρεάζουν τα βιβλία μας, αλλά δεν οδηγούνται μέσω της ομάδας λογαριασμών και ως εκ τούτου, ενδέχεται να μην εντοπιστούν.
- Ένα μικρό παράδειγμα είναι μια επιταγή που κατατίθεται από έναν πελάτη απευθείας στον τραπεζικό λογαριασμό. Εάν ο πελάτης δεν ενημερώσει, το καθολικό, καθώς και το καθολικό, θα είναι ελλιπή, οδηγώντας σε εσφαλμένη παρουσίαση των γεγονότων.
Βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία είναι ακριβή:
- Υπάρχουν πιθανότητες ανθρώπινων σφαλμάτων στη διαδικασία λογιστικής.
- Ένα παράδειγμα ανθρώπινων σφαλμάτων είναι η λανθασμένη τοποθέτηση ψηφίων, π.χ., η πραγματική αξία των πωλήσεων ήταν Rs. 99.736, το οποίο καταγράφηκε εσφαλμένα ως Rs. 97.936.
- Αυτά μπορούν να βρεθούν κατά το συνδυασμό των λογαριασμών. Αυτά δεν είναι παρά λάθη μεταφοράς, και σε αυτήν την περίπτωση, η διαφορά διαιρείται γενικά με το 9.
Βέλτιστες πρακτικές για τη διαδικασία συμφιλίωσης
Μερικές από τις βέλτιστες πρακτικές που μπορούν να υιοθετηθούν έτσι ώστε η συμφιλίωση να συμβάλει στην επίτευξη του σκοπού της είναι ως εξής:
- Οι εταιρείες πρέπει να δημιουργήσουν μια διαδικασία συμφιλίωσης που θα ακολουθείται εσωτερικά. Θα πρέπει να καλύπτει τη συχνότητα, τους βασικούς λογαριασμούς για τους οποίους πρέπει να γίνει συμφωνία, τυποποιημένες μορφές, κ.λπ. Αυτές οι διαδικασίες θα ποικίλλουν ανάλογα με τον όγκο, τον τύπο της βιομηχανίας, τους τομείς υψηλού κινδύνου κ.λπ. Τακτική ομάδα χρηματοδότησης και λογαριασμών.
- Πρέπει να ακολουθηθεί ο διαχωρισμός των καθηκόντων. Αυτό σημαίνει ότι οι υπάλληλοι που καταγράφουν τις εγγραφές στα βιβλία των λογαριασμών δεν πρέπει να αποτελούν μέρος της διαδικασίας συμφιλίωσης. Θα διασφαλίσει ότι ο ένας ελέγχει τη δουλειά που πραγματοποιείται από έναν άλλο.
- Πρέπει να ακολουθηθεί ο πίνακας εξουσιοδότησης για τη διαδικασία δημιουργού-ελεγκτή. Οι δηλώσεις συμφιλίωσης θα πρέπει επίσης να προετοιμάζονται και να ελέγχονται από διαφορετικούς υπαλλήλους με βάση τον ορισμό. Το στέλεχος μπορεί να προετοιμάσει τη δήλωση συμφιλίωσης και ο Διευθυντής μπορεί να ελέγξει το ίδιο.
- Η κατάλληλη αποσύνδεση θα πρέπει να γίνει από τον προπαρασκευαστή και τον ελεγκτή έτσι ώστε οι άνθρωποι να αισθάνονται αρκετά υπεύθυνοι.
- Πρέπει να καθοριστούν αυστηρά χρονοδιαγράμματα για την ολοκλήρωση των συμφωνιών για τον εντοπισμό απάτης και την έγκαιρη λήψη μέτρων.
- Το πεδίο του εσωτερικού ελέγχου πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τον έλεγχο αυτών των δηλώσεων συμφιλίωσης.
- Η διαδικασία έγκρισης θα πρέπει να οριστεί για τη διαβίβαση καταχωρίσεων διόρθωσης (εάν ανακαλυφθούν κατά τη διαδικασία συμφιλίωσης) για τη διόρθωση λογαριασμών. Θα διασφαλίσει ότι η μεσαία και ανώτερη διαχείριση ενημερώνεται κατά καιρούς.
- Τα δικαιολογητικά έγγραφα (όπως τραπεζική δήλωση, καθολικό πελάτη, κ.λπ.) θα πρέπει να αποτελούν μέρος της δήλωσης συμφιλίωσης στην οποία πρέπει να ληφθεί αποσύνδεση.
Πώς μοιάζει μια δήλωση συμφιλίωσης;
Μια δήλωση συμφιλίωσης θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο απλή. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τις απαραίτητες λεπτομέρειες, όπως ποια βιβλία εναρμονίζεται, ποια είναι η περίοδος συμφιλίωσης, πότε προετοιμάζεται η συμφιλίωση, ποιος έχει ετοιμάσει, ελέγξει, εγκρίνει κ.λπ.
Το παρακάτω είναι μια απλή μορφή της δήλωσης συμφιλίωσης:
| ABC Co. | |||
| Δήλωση Συμφιλίωσης Τράπεζας στις 31-Μαρ-16 | |||
| Αριθμός τραπεζικού λογαριασμού 00000xxxxxx | |||
| Υπόλοιπο σύμφωνα με τα βιβλία λογαριασμών στις 31-Μαρ-16 | xxx | ||
| Προσθήκη: | Προσαρμογή 1 | xxx | |
| Προσαρμογή 2 | xxx | ||
| Προσαρμογή 3 | xxx | xxx | |
| Πιο λιγο: | Προσαρμογή 4 | xxx | |
| Προσαρμογή 5 | xxx | xxx | |
| Προσαρμογή 6 | |||
| Υπόλοιπο σύμφωνα με την Κατάσταση Τράπεζας στις 31-Μαρ-16 | xxx | ||
| Προετοιμασμένος από: Λογιστής | |||
| Έλεγχος από: Manager | |||
| Επαληθεύτηκε από: Ελεγκτής Οικονομικών | |||
Ένα από τα δύο σύνολα μπορεί να ληφθεί ως βάση και οι προσαρμογές πρέπει να προστεθούν ή να αφαιρεθούν, φτάνοντας έτσι στο σχήμα εξισορρόπησης.
Στην παραπάνω μορφή, το βιβλίο της Τράπεζας λαμβάνεται ως βάση. Ωστόσο, εάν η Κατάσταση Τράπεζας θεωρείται ως η βάση, όλες οι προσαρμογές θα αντιστραφούν. Ακολουθώντας δύο περιπτώσεις θα σας βοηθήσει να το κατανοήσετε καλύτερα:
Περίπτωση Α - Λήψη του τραπεζικού βιβλίου ως βάσης
| Υπόλοιπο σύμφωνα με τα βιβλία λογαριασμών στις 31-Μαρ-16 | 9.700 | ||
| Προσθήκη: | Επιταγές που εκδόθηκαν αλλά δεν κατατέθηκαν | 10.000 | |
| Τράπεζα Ενδιαφερόμενα πιστώθηκαν από την Bank | 75 | 10,075 | |
| Πιο λιγο: | Οι τραπεζικές χρεώσεις δεν καταγράφονται | 175 | 175 |
| Υπόλοιπο σύμφωνα με την Κατάσταση Τράπεζας στις 31-Μαρ-16 | 19.600 |
Περίπτωση Β - Λήψη της Τράπεζας ως Κατάστασης
| Υπόλοιπο σύμφωνα με την Κατάσταση Τράπεζας στις 31-Μαρ-16 | 19.600 | ||
| Προσθήκη: | Οι τραπεζικές χρεώσεις δεν καταγράφονται | 175 | 175 |
| Πιο λιγο: | Επιταγές που εκδόθηκαν αλλά δεν κατατέθηκαν | 10.000 | 175 |
| Τράπεζα Ενδιαφερόμενα πιστώθηκαν από την Bank | 75 | 10,075 | |
| Υπόλοιπο σύμφωνα με τα βιβλία λογαριασμών στις 31-Μαρ-16 | 9.700 |
Ποιοι είναι οι τύποι συμφιλίωσης;
Βασικές δηλώσεις συμφιλίωσης που είναι απαραίτητες και καταρτίζονται στην καθημερινή λογιστική των επιχειρήσεων:
- Συμφιλίωση τράπεζας
- Συμφιλίωση προμηθευτή
- Συμφιλίωση πελατών
- Διεταιρική συμφιλίωση
- Συμφιλίωση για συγκεκριμένες επιχειρήσεις
Θα συζητήσουμε λεπτομερώς καθεμία από αυτές τις δηλώσεις:
# 1 - Συμφιλίωση τράπεζας
Καταρτίζεται μια δήλωση συμφιλίωσης τράπεζας σχετικά με τις πραγματικές συναλλαγές που αντικατοπτρίζονται στο τραπεζικό δελτίο σε σχέση με τις συναλλαγές που καταγράφονται στο τραπεζικό μας βιβλίο.
Μερικοί από τους λόγους για τη διαφορά μεταξύ του τραπεζικού βιβλίου και του τραπεζικού λογαριασμού είναι:
- Η επιταγή εκδόθηκε σε έναν προμηθευτή αλλά παρουσιάστηκε αργότερα
(Μερικές φορές, υπάρχουν επιταγές που εμφανίζονται στην κατάσταση λογαριασμού της τράπεζας που είναι πολύ παλιά. Είναι παλιές και δεν μπορούν καν να κατατεθούν πια. Είναι καλύτερα να τις διαγράψετε και να διατηρήσετε το Bank Book καθαρό.)
- Το ποσό που κατατίθεται από έναν πελάτη απευθείας στον τραπεζικό μας λογαριασμό
- Τραπεζικοί τόκοι που πιστώνονται από την τράπεζα
- Χρεωστικές χρεώσεις από την τράπεζα
- Σφάλματα τράπεζας (Αν και σπάνια, μπορεί να συμβούν λάθη από την εισαγωγή δεδομένων.
Όλες οι δραστηριότητες που σχετίζονται με την πληρωμή και την απόδειξη παρακολουθούνται μέσω του τραπεζικού βιβλίου. Ο συνδυασμός συμβάλλει στη διατήρηση της ενημέρωσής του.
Για να διευκολύνουμε τη ζωή μας, τα περισσότερα λογιστικά ERP διαθέτουν ενσωματωμένα χαρακτηριστικά που βοηθούν στην άμεση εξαγωγή της δήλωσης συμφιλίωσης τράπεζας.
Η βασική ιδέα που χρησιμοποιείται σε αυτά τα ERP είναι η καταγραφή της «ημερομηνίας τράπεζας» για κάθε συναλλαγή. Η ημερομηνία τραπεζικής είναι η ημερομηνία κατά την οποία η συναλλαγή αντικατοπτρίζεται στην κατάσταση λογαριασμού. Το ERP εξάγει μια αναφορά που βασίζεται στην "Ημερομηνία εγγράφου" έναντι της "Ημερομηνία τράπεζας".
# 2 - Συμφιλίωση προμηθευτή
Μια δήλωση συμφιλίωσης προμηθευτή προετοιμάζεται για να βεβαιωθείτε ότι οι λογιστικές καταχωρίσεις που παρέχονται στα βιβλία του πωλητή είναι σύμφωνες με τις λογιστικές καταχωρίσεις που διαβιβάζονται στα βιβλία μας.
Οι λόγοι για αποκλίσεις είναι οι εξής:
- Ο Προμηθευτής ενδέχεται να μην κάνει κράτηση επιστροφών για αγορές που έχουμε κάνει κράτηση από εμάς.
- Οι επιταγές που εκδίδονται από εμάς ενδέχεται να μην εμφανίζονται στα βιβλία τους. Συνήθως συμβαίνει όταν η επιταγή είναι λανθασμένη ή χάνεται κατά τη μεταφορά.
- Τα εμπορεύματα υπό διαμετακόμιση δεν καταγράφονται από εμάς αλλά καταγράφονται από τον πωλητή.
# 3 - Συμφιλίωση πελατών
Μια δήλωση συμφιλίωσης πελάτη μοιάζει πολύ με τη συμφωνία του προμηθευτή. Είναι έτοιμο να ελέγξει αν τα βιβλία του πελάτη είναι συγχρονισμένα με τα βιβλία μας. Τα περισσότερα εταιρικά αντιμετωπίζουν τη συμφιλίωση πελατών ως προτεραιότητα έναντι της συμφιλίωσης πωλητή. Είναι επειδή τα χρήματα είναι εισπρακτέα από τους πελάτες, και είναι πάντα καλύτερο να συμβιβαστούν, έτσι ώστε οι πληρωμές να μην εκκρεμούν λόγω ορισμένων ζητημάτων σχετικά με τις λογιστικές εγγραφές.
Οι λόγοι για αποκλίσεις είναι οι εξής:
- Οι επιστροφές που έχουν κλείσει οι πελάτες δεν εμφανίζονται στα βιβλία μας.
- Φόροι που αφαιρούνται από τον πελάτη που δεν περιλαμβάνονται στα βιβλία μας.
- Τα εμπορεύματα σε διαμετακόμιση καταγράφονται ως πώληση στο καθολικό μας.
- Οι πληρωμές που μεταφέρονται απευθείας στον τραπεζικό μας λογαριασμό δεν καταγράφονται.
Μια καλή πρακτική είναι να πραγματοποιείτε μηνιαίες συμφωνίες πελατών σε περιστροφική βάση. Ας πούμε ότι μια εταιρία έχει 100 περίεργους πελάτες και θα πρέπει να γίνονται συμφωνίες περίπου 10-15 καθολικών πελατών κάθε μήνα.
Επίσης, μόλις ολοκληρωθεί η συμφωνία και πιστοποιηθεί και από τα δύο μέρη, μπορεί να εκδοθεί πιστοποιητικό επιβεβαίωσης υπολοίπου για τη δεδομένη περίοδο. Θα διασφαλίσει ότι τα υπόλοιπα ανοίγματος δεν χρειάζεται να επανεξεταστούν. Βοηθά επίσης στην επίλυση διαφορών.
# 4 - Συμφιλίωση μεταξύ εταιρειών
Οι εταιρείες του Ομίλου (Συμμετοχές, θυγατρική κ.λπ.) πρέπει να προετοιμάσουν ενοποιημένα βιβλία λογαριασμών. Αυτά τα Βιβλία πρέπει να εξαλείψουν τις διεταιρικές συναλλαγές, όπως η πώληση από την Holding Co. στη Θυγατρική της. Για αυτό, καθίσταται εξαιρετικά σημαντικό τα Βιβλία των Λογαριασμών τους να είναι πάντα συγχρονισμένα και, ως εκ τούτου, θα πρέπει να συμβιβάζονται τακτικά πριν ολοκληρωθεί η διαδικασία ενοποίησης. .
# 5 - Συμφιλίωση για συγκεκριμένες επιχειρήσεις
Κάθε επιχείρηση θα πρέπει να προετοιμάσει άλλες συμφωνίες πέραν των βασικών που αναφέρονται παραπάνω. Ένα παράδειγμα αυτού είναι ο συνδυασμός του κόστους των αγαθών
Αυτή η συμφωνία δεν θα εφαρμοστεί στον κλάδο των υπηρεσιών, καθώς δεν διαθέτουν απόθεμα. Ωστόσο, είναι ζωτικής σημασίας για τις επιχειρήσεις που διαθέτουν απογραφή.
Ποιο είναι το κόστος πωλήσεων αγαθών;
Κόστος πωληθέντων αγαθών = Ανοίγοντας απόθεμα + Αγορές - Κλείσιμο αποθέματος
Κόστος πωληθέντων αγαθών = Πώληση - Κέρδος
Καμία από τις δύο μεθόδους μπορεί να φτάσει στο κόστος των αγαθών. Και τα δύο πρέπει να είναι το ίδιο ποσό. Εάν όχι, θα πρέπει να προετοιμαστεί μια δήλωση συμφιλίωσης για να μάθετε τους λόγους για τις διαφορές. Επίσης, θα πρέπει να πραγματοποιηθεί φυσική επαλήθευση του Κλείσιμο Αποθέματος και το ίδιο θα πρέπει να συμβιβάζεται με το Κλείσιμο Αποθέματος που εμφανίζεται στα Βιβλία Λογαριασμών.
Χρήσιμες συμβουλές για το MS Excel κατά την εκτέλεση συμφωνιών
- Ένα τυποποιημένο πρότυπο πρέπει να προετοιμάζεται με όλους τους βασικούς τύπους στο Excel. (Η μορφή που απεικονίζεται παραπάνω μπορεί να χρησιμοποιηθεί)
- Στην περίπτωση συμφιλίωσης προμηθευτή / πελάτη, το τιμολόγιο αριθ. Ενεργεί ως τυπικό πεδίο το οποίο μπορεί να θεωρηθεί ως βάση για την εκτέλεση της λειτουργίας Vlookup και για τη διευκόλυνση της διαδικασίας συμφιλίωσης. Φροντίστε να κάνετε μια ειδική επικόλληση μετά τη χρήση της λειτουργίας Excel Vlookup.
- Φιλτράρετε τις χρεωστικές και πιστωτικές καταχωρίσεις ξεχωριστά και συνδυάστε τις ξεχωριστά. Ένας άλλος τρόπος για να διαχωρίσετε τις καταχωρίσεις είναι να τα φιλτράρετε στον τύπο, δηλαδή, Πληρωμές, Τιμολόγια, Επιστροφές, Άλλες Προσαρμογές. Ο συνδυασμός αυτών χωριστά και στη συνέχεια η προσθήκη των διαφορών θα αποδειχθεί χρήσιμη. <
