seychellesartprojects.org

Τι είναι η επιστολή μετόχων;

Μια επιστολή μετόχου είναι μια επιστολή που υποβάλλεται από την ανώτατη διοίκηση της εταιρείας στους μετόχους της εταιρείας όπου, οι μέτοχοι ενημερώνονται για τα ουσιώδη γεγονότα που σχετίζονται με τις λειτουργίες της εταιρείας που έλαβαν χώρα κατά τη διάρκεια του έτους. Η επιστολή περιλαμβάνει τις λεπτομέρειες των ετήσιων οικονομικών αποτελεσμάτων της εταιρείας, τις συνθήκες της αγοράς που αντιμετωπίστηκαν κατά τη διάρκεια του έτους, τα προτεινόμενα σχέδια, την αλλαγή στην τιμή της μετοχής της εταιρείας και άλλα σημαντικά θέματα.

Πρότυπο επιστολής μετόχων

Ένα τυπικό γράμμα περιέχει τα ακόλουθα θέματα ή επικεφαλίδες -

# 1 - Εισαγωγή και κίνητρα

Σε αυτήν την ενότητα, η διεύθυνση περιγράφει τις υποθέσεις της εταιρείας, τους στόχους, την αποστολή και τις αρχές που ακολουθεί η εταιρεία μαζί με μια σύντομη σημείωση καλωσορίσματος στους αναγνώστες.

# 2 - Οικονομικά αποτελέσματα

Αυτή η ενότητα αφορά την προβολή των οικονομικών αποτελεσμάτων της εταιρείας κατά τη διάρκεια του έτους. Η απόδοση της εταιρείας είναι σε σχέση με τα έσοδα και τα κέρδη των διαφόρων υποκαταστημάτων ή επιχειρήσεων αντικατοπτρίζονται μαζί με την επισήμανση των λόγων που οδηγούν σε τέτοια απόδοση. Εκτός από τα έσοδα και τα εισοδήματα, μια επισκόπηση μπορεί επίσης να δοθεί σε σχέση με άλλες πτυχές όπως δάνεια, κεφάλαια και μερίδιο αγοράς.

# 3 - Επιτεύγματα

Σε αυτήν την ενότητα, η διοίκηση συζητά τα επιτεύγματα που έχει επιτύχει η εταιρεία κατά τη διάρκεια του έτους. Θα μπορούσε να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το άνοιγμα νέων κλάδων ή επιχειρηματικών κλάδων, τη λήψη μεριδίου αγοράς, νέες επενδύσεις, καινοτομίες και εφευρέσεις, συνεργασίες κ.λπ.

# 4 - Συνθήκες της αγοράς

Εδώ, περιγράφονται οι συνθήκες της αγοράς που επικρατούσαν στον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται η εταιρεία. Η επίδραση τέτοιων συνθηκών, θετικών ή αρνητικών, θα αναφέρεται επίσης εδώ.

# 5 - Σχέδια και μέτρα

Σε αυτήν την ενότητα, οι επενδυτές λαμβάνουν μια ενημέρωση σχετικά με τα μέτρα που έλαβε η εταιρεία για τη βελτίωση των συνολικών συνθηκών της. Επίσης, τα σχέδια που προτείνονται για τα επόμενα χρόνια συζητούνται με τα αναμενόμενα αποτελέσματά τους.

# 6 - Αναγνώριση

Η επιστολή τελειώνει με σημείωμα αναγνώρισης όπου η διοίκηση ολοκληρώνει τις σκέψεις τους και ευχαριστεί τους επενδυτές καθώς και άλλους ενδιαφερόμενους, όπως οι εργαζόμενοι για τη συνεχή υποστήριξή τους.

Πώς να γράψετε μια επιστολή μετόχων;

• Συλλέξτε πληροφορίες

Ελάτε σε επαφή με τους προϊστάμενους προϊόντων, τους οικονομικούς διευθυντές και άλλα ανώτατα στελέχη για να πάρετε μια ιδέα για τα αστέρια προϊόντα και υπηρεσίες, τα έσοδα, την ανάπτυξη, την κερδοφορία, τις προβλέψεις και τα σχέδια, τις προκλήσεις που αντιμετωπίζετε, τα επιτεύγματα που συναντήσατε και άλλα σχετικά δεδομένα. Πλαίσιο των δεδομένων με τη μορφή σημειώσεων.

• Οργάνωση δεδομένων

Μόλις συγκεντρώσετε τα σχετικά δεδομένα και τις σημειώσεις, διαιρέστε τα σε σχετικές ενότητες ή επικεφαλίδες. Αφού ταξινομήσετε τα δεδομένα σε επικεφαλίδες, επισημοποιήστε περαιτέρω τα δεδομένα με παραγράφους και δείκτες ο ένας κάτω από τον άλλο, έτσι ώστε να είναι έτοιμο ένα βασικό περίγραμμα του γράμματος.

• Οριστικοποίηση της επιστολής

Μετά την περιγραφή, επισημοποιήστε το και προσθέστε μια ωραία εισαγωγή καθώς και μια αναγνώριση της επιστολής. Επισημάνετε τις πληροφορίες όπου είναι απαραίτητο για να συγκεντρώσετε την προσοχή σε τέτοιες περιοχές. Πραγματοποιήστε τη διόρθωση των εγγράφων για να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο είναι απαλλαγμένο από οποιοδήποτε είδος σφάλματος.

Γιατί χρειαζόμαστε μια επιστολή μετόχων;

Μια επιστολή μετόχων είναι ένα ζωτικό έγγραφο. Μέσω αυτού του εγγράφου, η διοίκηση μπορεί να επικοινωνεί απευθείας με τους μετόχους της. Μέσω αυτού του εγγράφου, η διοίκηση έχει την ευκαιρία να δώσει στους μετόχους μια εικόνα για το τι έχει να κάνει η εταιρεία, τα οικονομικά της αποτελέσματα, τα βασικά επιτεύγματα, τις προκλήσεις και τις ενέργειες, τα επερχόμενα γεγονότα και τον προγραμματισμό της. Έτσι, η επιστολή παρέχει βασικά τις πληροφορίες σχετικά με το τι ανέλαβε η εταιρεία, τι σκοπεύει να κάνει και τι μπορούν να περιμένουν οι επενδυτές αν παραμείνουν στην εταιρεία.

Παράδειγμα επιστολής μετόχων

Ακολουθεί ένα σχέδιο επιστολής από μια εταιρεία που ονομάζεται ABC Inc. που ασχολείται με τα αυτοκίνητα:

Αγαπητοί μέτοχοι,

Ξεκινώ την επιστολή με την απόλυτη υπερηφάνεια για την εταιρεία και τους αφοσιωμένους υπαλλήλους της σε όλη τη χώρα και στο εξωτερικό. Λαμβάνοντας υπόψη τις οικονομικές αλλαγές που αντιμετωπίζει η χώρα, είμαι στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσω ότι η εταιρεία έχει επιτύχει εξαιρετικά αποτελέσματα όχι μόνο οικονομικά αλλά και σε επιχειρησιακούς όρους καθώς συνεχίζουμε να προσθέτουμε νέους πελάτες, κοινό και να επεκτείνουμε σε ολόκληρο τον κόσμο.

Κατά το έτος 2018-19, συνεχίσαμε να επεκτείνουμε και μπορέσαμε να αυξήσουμε τα έσοδά μας κατά 24%. Μαζί με τα αυξημένα έσοδα, η εταιρεία μπόρεσε να αυξήσει τα κέρδη της σε 20 εκατομμύρια δολάρια, αύξηση στα κέρδη της τάξης του 18% σε σύγκριση με πέρυσι. Σκοπεύουμε να συνεχίσουμε με μια τάση και τα επόμενα χρόνια.

Ενισχύσαμε τη γεωγραφική μας παρουσία ανοίγοντας νέα καταστήματα σε επτά διαφορετικές τοποθεσίες. Επίσης, ανοίξαμε πέντε νέες μονάδες παραγωγής κατά τη διάρκεια του έτους. Σκοπεύουμε να προσθέσουμε τοποθεσίες στο εξωτερικό για λειτουργική αποδοτικότητα και μεγαλύτερη προσέγγιση.

Όπως πρέπει να γνωρίζετε ότι η αυτοκινητοβιομηχανία υπέστη χαμηλό όλων των εποχών φέτος. Έτσι, ακόμη και υποφέραμε και δεν μπορούσαμε να επιτύχουμε τον αναμενόμενο στόχο αύξησης των εσόδων, ο οποίος στόχευε το 35%. Ωστόσο, καταφέραμε να μειώσουμε την επίδραση της βιομηχανικής πίεσης και χαιρετίσαμε το ίδιο.

Στο τέλος, θα ήθελα να εκφράσω την ειλικρινή μου ευγνωμοσύνη προς τους μετόχους και τους υπαλλήλους για τη συνεχή υποστήριξή τους καθώς και για την εμπιστοσύνη μας.

Με εκτίμηση,

Διευθύνων Σύμβουλος

ABC Inc.

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε

Υπάρχουν μερικές συμβουλές για τη σύνταξη μιας καλής επιστολής μετόχων -

• Επισημάνετε τα επιτεύγματα της εταιρείας και μην περιγράψετε μόνο τις επιχειρηματικές δραστηριότητες μόνο.
• Παρέχετε πληροφορίες σχετικά με το τι θα βλέπουν οι επενδυτές στο επόμενο μέλλον, δηλαδή ποια είναι τα ορόσημα που η εταιρεία σκοπεύει να επιτύχει το επόμενο έτος και πώς αναμένει η εταιρεία να τα επιτύχει. Όταν μιλάτε για τα ορόσημα, να είστε λογικοί.
• Εκτιμήστε τους υπαλλήλους ή τα στελέχη στο σύνολό τους για να τους ενημερώσετε καθώς και τους επενδυτές ότι η εταιρεία εκτιμά τους υπαλλήλους της.
• Μιλήστε για το πώς διευθύνετε την επιχείρηση καθώς οι επενδυτές μπορεί να χρειαστεί να θυμηθούν πώς λειτουργεί η εταιρεία και ποιος είναι ο σκοπός της.
• Είναι αποδεκτό να αναγνωρίζουμε τα προβλήματα που αντιμετωπίζουμε κατά τη διάρκεια του έτους. Αναφέρετε τα προβλήματα μαζί με τους παράγοντες που οδηγούν σε αυτά τα προβλήματα.