seychellesartprojects.org

Έννοια των μικρών μετρητών

Μικρά μετρητά σημαίνει το μικρό ποσό που διατίθεται με σκοπό την πληρωμή των μικρών εξόδων που η εταιρεία πραγματοποιεί στις καθημερινές της δραστηριότητες, όπου είναι παράλογο να εκδίδεται η επιταγή και για τη διαχείριση των ίδιων θεματοφυλάκων διορίζονται από την εταιρεία.

Κάθε οργανισμός απαιτεί μετρητά για τις καθημερινές του δαπάνες. Δεν μπορούν να πληρωθούν όλα τα έξοδα μέσω τραπεζικής επιταγής ή τραπεζικής μεταφοράς. Οι μικρές δαπάνες πρέπει να διευθετούνται μόνο με μετρητά. Ταυτόχρονα, λίγες αποδείξεις πρέπει να διευθετηθούν σε μετρητά, όπως πωλήσεις απορριμμάτων κ.λπ.

Σε σχεδόν κάθε οργανισμό, τα μικρά μετρητά αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της λογιστικής λειτουργίας και ως επί το πλείστον φροντίζονται μόνο από λογαριασμούς.

Πώς λειτουργεί το Petty Cash;

Το Petty Cash είναι ένα μικρό ποσό μετρητών που πρέπει να φυλάσσεται στο γραφείο για την αξιοποίηση μικρών ημερήσιων δαπανών. Ένα άτομο που έχει τα μετρητά στον οργανισμό καλείται γενικά ταμείο. Το ίδιο άτομο είναι υπεύθυνο για την κατάλληλη λογιστική καταγραφή κάθε συναλλαγής μετρητών που πραγματοποιείται μέσω αυτού. Όλα τα εισοδήματα και τα έξοδα που είναι πρακτικά αδύνατο να διακανονιστούν μέσω τράπεζας δεν πρέπει να εξοφληθούν παρά με μετρητά (χωρίς συναλλαγή ανταλλαγής σε μια σύγχρονη οικονομία)

Γενικά, οι ακόλουθες δαπάνες καταβάλλονται σε μετρητά.

• Καθημερινά σνακ, τσάι για υπαλλήλους
• Επιστροφές υπαλλήλων - Περιστασιακά ταξίδια, άλλες αποζημιώσεις.
• Χρεώσεις μικρών τραπεζών - ειλικρινείς, συμβολαιογράφοι κ.λπ.
• Για αποστολή χαιρετισμών ή γλυκών σε πελάτες ή πελάτες στο Diwali ή σε άλλα φεστιβάλ.

Λίγα εισοδήματα που μπορούν να ληφθούν σε μετρητά.

• Πωλήσεις απορριμμάτων - μικρές ποσότητες σε μη οργανωμένους πωλητές.
• Πώληση παλαιάς εφημερίδας κ.λπ.

Συνήθως, ένας οργανισμός εκτιμά την περιοδική απαίτησή τους σε μετρητά, δηλαδή εβδομαδιαία ή μηνιαία και σύμφωνα με αυτό εγκρίνει ένα όριο που μπορεί να αποσυρθεί από την τράπεζα από καιρό σε καιρό για να τακτοποιήσει τα έξοδα μετρητών. Ένα όριο κατοχής μετρητών με τον ταμία δεν υπερβαίνει σε οποιαδήποτε δεδομένη χρονική στιγμή όπως έχει εγκριθεί από τη διεύθυνση του οργανισμού. Η περιοδικότητα της ανάληψης από μια τράπεζα μπορεί να διαφέρει από οργανισμό σε οργανισμό σύμφωνα με τις απαιτήσεις τους. Ένας μικρός καταστηματάρχης χρειάζεται περισσότερα μετρητά παρά μεσαίου ή μεγάλου μεγέθους οργανισμό, καθώς χρειάζεται να ασχολείται περισσότερο με τον μη οργανωμένο τομέα που ασχολείται μόνο με μετρητά.

Για μια ομαλή συναλλαγή μέσω μετρητών, τρία άτομα αποτελούν μέρος της συναλλαγής: προπαρασκευαστής (Ταμίας), Authoriser (Ανώτερη διαχείριση) και παραλήπτης (αξίωση από)

Μορφή μετρητών μικρής αξίας

Η πληρωμή σε μετρητά δεν μπορεί να αποδειχθεί εάν το ίδιο δεν διευθετηθεί αφού ληφθούν υπόψη τα κατάλληλα τεμάχια αποδεικτικών στοιχείων. Ως εκ τούτου, θα δημιουργηθεί μια μικρή μορφή κουπονιού μετρητών για να τεθούν τα αποδεικτικά στοιχεία στη διαδικασία και θα υπογραφεί από τον παραλήπτη μετρητών κατά τη στιγμή της πληρωμής. Ένα δείγμα του κουπονιού είναι το παρακάτω.

Ένα δείγμα της μικρής μορφής μετρητών είναι παρακάτω -

Το παραπάνω κουπόνι περιέχει το όνομα του παρασκευαστή κουπονιού, του δημιουργού και του παραλήπτη, καθώς και τα τρία είναι απαραίτητα για την απόδειξη πληρωμής.

Πώς να κάνετε Λογιστική Petty Cash;

# 1- Δημιουργία

Το μικρό ταμείο δημιουργείται με ανάληψη μετρητών από την τράπεζα και παράδοση στο άτομο που διατηρεί ένα ταμείο. Σε έναν μικρότερο οργανισμό, το ποσό που εισπράττεται από τον οφειλέτη (σε μετρητά) θα συμπεριλαμβάνεται επίσης σε μετρητά

Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx

Προς Τράπεζα A / c xxxx

Απόδειξη - Μετρητά A / c Dr. xxxx

Προς τον οφειλέτη A / c xxxx

# 2 - Εκταμίευση

Κάθε εκταμίευση δεν καταγράφεται μέσω καταχώρησης ημερολογίου, καθώς μπορεί να υπάρχει πολύ μικρό ποσό εκταμίευσης για μικροσκοπικές δαπάνες (δηλαδή, αγορά γραμματοσήμου), αντί για εγγραφή στο ημερολόγιο που πέρασε στο τέλος της ημέρας ή μετά από μια συγκεκριμένη περίοδο για το συνολικό ποσό που εκταμιεύτηκε.

Πληρωμή - Συνολική εκταμίευση (δαπάνες κατά κεφαλήν) A / c Dr. xxx

To Petty Cash A / c xxx

Οι αφηγήσεις περιλαμβάνουν τη συνολική κατανομή πληρωμών σε μετρητά.

# 3 -  Αναπλήρωση

Εάν το χρηματικό υπόλοιπο γίνει πολύ χαμηλό, τότε αναπληρώνεται μέσω επιταγής

Contra - Petty Cash A / c Dr. xxxx

Προς Τράπεζα A / c xxxx

Παράδειγμα Λογαριασμού Μικρών Μετρητών 

: Η XYZ LLP δημιουργεί ένα μικρό ταμείο μετρητών ύψους 15.000 $ / - την 1η Απριλίου 2016. Κατά τον Απρίλιο του 2016, πραγματοποιήθηκαν εκταμιεύσεις από ταμείο μετρητών:

Τσάι και σνακ 1.256 / -

Φόρος διοδίων 2.450 / -

Εκτύπωση & ταχυδρομικά τέλη 1.550 / -

Ναύλος 2.300 / -

Καθαρισμός και σκόνη 1.000 / -

Είδη γραφείου 2.800 / -

Περάστε τις καταχωρήσεις ημερολογίου για την παραπάνω συναλλαγή.

Λύση:

1 Petty Cash A / c 15.000 δρχ

Σε μετρητά στην Τράπεζα 15.000

(Δημιουργία ταμείου μετρητών Petty ή ποσό που αποσύρεται από την τράπεζα για το ταμείο μετρητών)

2.             Τσάι και σνακ 1.256

Φόρος διοδίων 2.450

Εκτύπωση & ταχυδρομικά τέλη 1.550

Ναύλος 2.300

Καθαρισμός και σκόνη 1.000

Είδη γραφείου 2.800

Προς Petty Cash A / c 11.356

           (Η εκταμίευση από ταμείο μικρών ταμείων)

Είσοδος στο περιοδικό για τις Μικρές Αποδείξεις                   

                        Petty Cash A / c Δρ. Xxx

Πώληση απορριμμάτων ή ειδήσεων xxx

(Λήψη μετρητών κατά την πώληση απορριμμάτων / ειδήσεων)

Πώς να ανανεώσετε το υπόλοιπο μετρητών μικρής αξίας;

Το μικρό ταμειακό υπόλοιπο αναπληρώνεται κατά καιρούς για να καλύψει περαιτέρω δαπάνες σε μετρητά. Ωστόσο, η μέθοδος αναπλήρωσης σημειώνεται περισσότερο και εξαρτάται από τον ταμία και τον συντάκτη του. Μπορεί να υπάρχουν οδηγίες ανώτατης διαχείρισης, αλλά ελλείψει τέτοιας καθοδήγησης, ο ταμίας, σύμφωνα με την ευκολία του, ξαναγεμίζει το υπόλοιπο μετρητών του. Υπάρχουν λίγες μέθοδοι που μπορούν να βοηθήσουν τη διαχείριση ή τον εξουσιοδοτημένο με έναν ή δύο τρόπους.

# 1 - Τα μετρητά μικρής αξίας

Όταν ένας οργανισμός εξασκεί να λειτουργεί ένα σταθερό float για μετρητά όπως θέλει ένας οργανισμός, τα μετρητά δεν πρέπει να πέφτουν κάτω από ένα επίπεδο και θα πρέπει να είναι σε ένα εύρος, το ποσό ανανέωσης θα παραμένει πάντα το ίδιο. Όταν τα μετρητά αγγίξουν το χαμηλότερο άκρο της κλίμακας, ο ταμίας θα ενεργοποιήσει και θα υποβάλει αίτημα για ανάληψη από την τράπεζα. Για παράδειγμα, εάν το επίπεδο float είναι $ 20.000 / - και $ 14.000 / - έχει δαπανηθεί, το υπόλοιπο μετρητών είναι $ 6.000 / - και $ 14.000 / - απαιτείται για να επιπλεύσει το υπόλοιπο στο επίπεδο των $ 20.000 / -. Εδώ τα $ 6.000 / - είναι χαμηλότερο, και το ποσό ανάληψης θα είναι πάντα μόνο 14.000 $ -.

Αυτή η πρακτική καταγράφει όλες τις πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν από την τελευταία ανανέωση, ως βάση για να ζητήσετε την επόμενη ανανέωση στον συντάκτη. Η χρήση αυτής της μεθόδου βοηθά τους υπογράφοντες να γνωρίζουν ποιο ποσό δαπανήθηκε πριν από την ανάληψη περισσότερων μετρητών από την τράπεζα.

Το εύρος των μετρητών που κατέχει το τμήμα λογαριασμών σε μια δεδομένη χρονική στιγμή αποφασίζεται και εγκρίνεται από τη διεύθυνση της εταιρείας.

# 2 - Μικρά μετρητά, όπως απαιτείται

Λίγες μικρές εταιρείες υιοθετούν μια πολιτική που οδηγεί στο χαμηλότερο υπόλοιπο μετρητών με την εταιρεία, καθώς αποσύρονται μόνο όταν απαιτείται. Για παράδειγμα, η εταιρεία έχει την πολιτική να αποζημιώνει υπαλλήλους κάθε εβδομάδα, και ως εκ τούτου κάθε εβδομάδα η εταιρεία γνώριζε πόσα μετρητά απαιτούνται και το ποσό αυτό αποσύρεται μόνο από την εταιρεία.

Αυτή η προσέγγιση μειώνει τον κίνδυνο, και δεδομένου ότι δεν θα υπάρχει σχεδόν καθόλου ταμειακό υπόλοιπο με την εταιρεία, λίγα έξοδα σχετικά με την ασφάλιση και την προστασία των χρημάτων μπορούν να αποφευχθούν.

# 3 - Μη οργανωμένη διαχείριση μικρών μετρητών

Σε στενές εταιρείες, όπου οι ιδιοκτήτες που εμπλέκονται άμεσα στην καθημερινή επιχείρηση χρησιμοποιούν αυτήν την προσέγγιση, ενώ υπαγορεύουν τη μέθοδο ανάληψης του ποσού από την τράπεζα. Δεν υπάρχει επίσημη πολιτική για την ανάληψη του ποσού και κανένα όριο για την κατοχή των μετρητών. Επιπλέον, δεν υπάρχει επίσημη πολιτική για τα μετρητά, καθώς η ίδια εξετάζεται προσεκτικά από τους ιδιοκτήτες του οργανισμού.

Από την άποψη του ελέγχου και του κινδύνου, είναι λιγότερο επικίνδυνο από αυστηρά ελεγχόμενο μόνο από τον ιδιοκτήτη. Από πολιτική και λογιστική άποψη, είναι άτυπο και πρέπει να αποφεύγεται.

Καλύτερη πολιτική - Από τις παραπάνω τρεις πολιτικές, το float up χρησιμοποιείται ως επί το πλείστον και εκτιμάται από λογιστές σε όλο τον κόσμο, καθώς παρέχει ευελιξία και έλεγχο τόσο της συναλλαγής μετρητών.