Προϋπολογισμός (Σημασία, Μέθοδοι) | Κορυφαίοι 5 τύποι προϋπολογισμού

Τι είναι ο προϋπολογισμός;

Ο προϋπολογισμός αναφέρεται στη διαδικασία που χρησιμοποιούν οι εταιρείες κατά τις οποίες γίνεται η λεπτομερής προβολή των εσόδων και των εξόδων της εταιρείας για τη μελλοντική συγκεκριμένη χρονική περίοδο, λαμβάνοντας υπόψη τους διαφορετικούς εσωτερικούς και εξωτερικούς παράγοντες που επικρατούν εκείνη τη στιγμή.

Ο προϋπολογισμός είναι το σχέδιο που σκοπεύει να υπολογίσει τα αναμενόμενα έσοδα και τα έξοδα λειτουργίας ενός οργανισμού για μια μελλοντική περίοδο. Με άλλα λόγια, για τις επιχειρήσεις, ο προϋπολογισμός οντοτήτων είναι η διαδικασία προετοιμασίας μιας λεπτομερούς κατάστασης οικονομικών αποτελεσμάτων που προβάλλονται για μια συγκεκριμένη περίοδο. Είναι να εκτιμήσουμε το μέλλον λαμβάνοντας ταυτόχρονα τα στοιχεία διαχείρισης λαμβάνοντας υπόψη τους εσωτερικούς και εξωτερικούς παράγοντες του οργανισμού.

Σε κάθε οργανισμό, το τμήμα οικονομικών διαδραματίζει ζωτικό ρόλο στην προετοιμασία του προϋπολογισμού σε συνεννόηση με την ανώτερη διοίκηση. Είναι ένα έγγραφο, το οποίο αναφέρεται για τον έλεγχο υγείας του οργανισμού κατά τη διάρκεια της περιόδου προϋπολογισμού.

Ο προϋπολογισμός είναι διατεθειμένος να εκτελεί διάφορες λειτουργίες όπως προγραμματισμός δραστηριοτήτων, ανάπτυξη έργων, δοκιμές και υλοποίηση προγραμμάτων κ.λπ. Υπάρχουν πολλές τέτοιες λειτουργίες για τις οποίες η οντότητα την προετοιμάζει. Αυτό μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες κέρδους εντός του δεδομένου περιβάλλοντος και να βοηθήσει στη διαδικασία λήψης αποφάσεων της διαχείρισης.

Ωστόσο, οι προσεγγίσεις μπορούν να χωριστούν σε δύο κύρια σημεία όπως παρακάτω.

Προσέγγιση προϋπολογισμού από πάνω προς τα κάτω

Στην προσέγγιση από την κορυφή προς τα κάτω, η ανώτατη διοίκηση προετοιμάζει τον προϋπολογισμό σύμφωνα με τον στόχο του οργανισμού και τον διαβιβάζει στους διαχειριστές για υλοποιήσεις. Η πρόταση και οι πληροφορίες μπορεί να έχουν ληφθεί από τους διευθυντές πριν από την προετοιμασία της, αλλά η εξέταση των προτάσεών τους για μια τέτοια προετοιμασία είναι αποκλειστικά στην αφαιρετική διαχείριση.

Ο προϋπολογισμός από πάνω προς τα κάτω ξεκινά με την εκτίμηση του κόστους σε υψηλότερο επίπεδο. Ολόκληρος ο προϋπολογισμός χωρίζεται σε εργασίες πρώτου επιπέδου και, στη συνέχεια, σε εργασίες κάτω από το επίπεδο και, στη συνέχεια, σε εργασίες κάτω από το επίπεδο.

  • Η διαχείριση από προηγούμενες τάσεις και εμπειρίες εκτιμά το κόστος και τα έσοδα, διατηρώντας παράλληλα εσωτερικές και εξωτερικές επιρροές, όπως αύξηση / μείωση του μισθολογικού κόστους, την οικονομική κατάσταση της χώρας κ.λπ.
  • Η εμπειρία και οι τρέχουσες συνθήκες της αγοράς αποτελούν κρίσιμα στοιχεία για την προετοιμασία του προϋπολογισμού. Η διοίκηση αναμένεται να γνωρίζει τις τρέχουσες υποθέσεις της αγοράς καθώς και την ιστορία του οργανισμού.
  • Η διοίκηση μπορεί να λάβει στοιχεία από τους διευθυντές κατά την αρχική προετοιμασία. Αυτό θα βοηθήσει τη διοίκηση να αναγνωρίσει τα συναισθήματα του χαμηλότερου προσωπικού και τις προσδοκίες σε επίπεδο οργανισμού.
  • Η διοίκηση λαμβάνει υπόψη την πίεση περιθωρίου, τους μακροοικονομικούς παράγοντες, όπως μια αλλαγή στη φορολογική νομοθεσία, καθώς και εσωτερικούς παράγοντες όπως η κατανομή πόρων.
  • Η διοίκηση μπορεί επίσης να ρίξει μια ματιά στους συνομηλίκους και τους προϋπολογισμούς και την κερδοφορία τους για να συγκρίνουν το ίδιο με τον οργανισμό. Αυτό θα βοηθήσει στον καθορισμό στόχων για τον οργανισμό και θα αυξήσει το περιθώριο κέρδους ή την απόδοση και θα ξεπεράσει την αγορά. Η σύγκριση με τους συνομηλίκους μπορεί να είναι στο επίπεδο κύκλου εργασιών, στο επίπεδο κόστους ή στο συνολικό επίπεδο κερδοφορίας. Αυτή η άσκηση βοηθά τη διοίκηση να ανακαλύψει τους λόγους για το χάσμα μεταξύ των οργανισμών.
  • Η διοίκηση δημοσιεύει ότι η οριστικοποίηση του προϋπολογισμού μπορεί να το θέσει και πάλι για τα στοιχεία του διαχειριστή. Η διοίκηση μπορεί να λάβει υπόψη τις πληροφορίες που παρέχονται από τους διαχειριστές και να τις ολοκληρώσει.
  • Μετά την οριστικοποίηση, η διοίκηση θα αναπτύξει τους πόρους σύμφωνα με τον στόχο που ορίζεται από τον προϋπολογισμό και, εάν απαιτείται, θα κοινοποιείται σε κάθε μονάδα / τμήμα μικρών επιχειρήσεων.

Πλεονεκτήματα

  1. Θα έχει μια συνολική εταιρική λειτουργική προσέγγιση και όχι μια τμηματική προσέγγιση, καθώς το διοικητικό μέλημα θα είναι η συνολική ανάπτυξη του οργανισμού.
  2. Θα είναι στα έμπειρα χέρια και η διαχείριση, εάν απαιτείται, μπορεί να πάρει τη βοήθεια ενός τρίτου.
  3. Θα είναι γρήγορο και τα διατμηματικά ζητήματα θα αγνοηθούν.
  4. Θα είναι επιθετικό προς την ανάπτυξη του οργανισμού.

Μειονέκτημα

  1. Τα διευθυντικά στελέχη / η κατώτερη διαχείριση θα έχουν κίνητρα d καθώς δεν έχουν ιδιοκτησία στον προϋπολογισμό και τείνουν να πιστεύουν ότι η διοίκηση έχει θέσει σχεδόν αδύνατους στόχους.
  2. Η ανώτατη διοίκηση ενδέχεται να μην έχει στενές πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό και αυτό μπορεί να επηρεάσει τον προϋπολογισμό του.
  3. Η διυπηρεσιακή επικοινωνία θα χτυπήσει καθώς δεν θα έχουν ιδέα πώς η διοίκηση θέτει στόχους για καθένα από αυτά.
  4. Ο σημαντικός χρόνος της διοίκησης θα περάσει σε αυτό και μπορεί να χάσει από την πορεία της στρατηγικής.
  5. Φοβείται ότι είναι λιγότερο ακριβής, καθώς η ανώτατη διοίκηση δεν μπορεί να έχει την ιδέα των δαπανών κατά μονάδα.

Παράδειγμα

Η ABC Limited προετοιμάζει τον προϋπολογισμό της μέσω της προσέγγισης Top-down. Η διοίκηση, για να αυξήσει τη συνολική κερδοφορία του οργανισμού, θέτει έναν στόχο για την ομάδα πωλήσεων να πουλήσει 12000 μονάδες σε χαμηλότερη τιμή για το έτος. Ωστόσο, η μονάδα παραγωγής δεν μπορεί να παράγει 12000 μονάδες σε ένα χρόνο, και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε καθημερινή σύγκρουση μεταξύ πωλήσεων και παραγωγής. Εάν η διοίκηση είχε λάβει επίσης εισροές από τη μονάδα παραγωγής, αυτή η κατάσταση δεν θα είχε προκύψει. Από την άλλη πλευρά, η ομάδα πωλήσεων έχει επιτύχει τον στόχο, θα αναμένει αύξηση ή κίνητρο για το βιβλίο παραγγελιών τους, παρόλο που το ίδιο δεν παραδόθηκε λόγω της χαμηλότερης παραγωγής. Η διοίκηση μπορεί να χρειαστεί να αναλάβει αυτό το κόστος χωρίς καμία προσθήκη στην πρώτη γραμμή.

Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το μάθημα σχετικά με τη χρηματοοικονομική μοντελοποίηση, όπου μπορείτε να μάθετε τα πάντα σχετικά με την προβολή των καταστάσεων εισοδήματος, των ισολογισμών και των ταμειακών ροών μαζί με τους βασικούς παράγοντες της επιχείρησης, των εσόδων και του κόστους.

Από κάτω προς τα πάνω προσέγγιση προϋπολογισμού

Στην προσέγγιση από τη βάση προς τα πάνω, οι διευθυντές προετοιμάζουν τον προϋπολογισμό του τμήματος / επιχειρηματικής μονάδας σύμφωνα με τις πληροφορίες και τις προηγούμενες εμπειρίες και παρουσιάζουν το ίδιο στη διοίκηση για τις εισροές και την έγκρισή τους.

Η προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω ξεκινάει με τον προσδιορισμό των διαφορετικών λειτουργιών και εργασιών που εκτελούνται από τον οργανισμό. Κάθε μονάδα του οργανισμού γνωστοποιεί τους πόρους και τα κεφάλαια που απαιτούνται από τους προϋπολογισμούς τους. Στη συνέχεια, το τμήμα οικονομικών ενοποιεί την απαίτηση χρηματοδότησης ολόκληρου του οργανισμού και το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού συγκεντρώνει τους απαραίτητους πόρους. Ο συνδυασμένος προϋπολογισμός τίθεται στη διαχείριση για έγκριση.

  • Οι διευθυντές από τις προηγούμενες εμπειρίες τους και τη συμμετοχή τους στην καθημερινή επιχείρηση προετοιμάζουν έναν προϋπολογισμό για την προσεχή περίοδο. Η διοίκηση τους ζήτησε να θέσουν τους στόχους τους όσον αφορά τα έσοδα και το κόστος.
  • Οι διευθυντές αναμένεται να λάβουν υπόψη τις συνθήκες της αγοράς και τις πιέσεις περιθωρίων και να τους βοηθήσουν να το κάνουν πιο ρεαλιστικό.
  • Οι διευθυντές αναμένεται να ξεπεράσουν το εσωτερικό περιβάλλον και να λάβουν υπόψη τους και τους εξωτερικούς παράγοντες επιρροής.
  • Στη συνέχεια, οι διαχειριστές θέτουν τον προϋπολογισμό στη διοίκηση για έλεγχο και έγκριση. Θα έχει μια εξήγηση για κάθε στοιχείο, και εάν υπάρχει σημαντική διαφορά από τον προϋπολογισμό της προηγούμενης περιόδου, αυτό πρέπει να επισημανθεί στη διεύθυνση με την εξήγηση.
  • Δημοσιεύστε την κριτική και την ανάλυση των ερωτημάτων τους, θα οριστικοποιηθεί και θα εφαρμοστεί σε κάθε επιχειρηματική μονάδα.

Πλεονεκτήματα

  1. Οι διαχειριστές πρέπει να έχουν κίνητρα καθώς η ιδιοκτησία του προϋπολογισμού βρίσκεται στα χέρια τους.
  2. Θα είναι πιο ρεαλιστικό καθώς οι διευθυντές θα έχουν καλύτερη γνώση των λειτουργιών του οργανισμού.
  3. Οι διαχειριστές θα είναι πιο αφοσιωμένοι στον οργανισμό και τους στόχους που έχουν θέσει, καθώς είναι οι ιδιοκτήτες του ίδιου.
  4. Τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη θα πρέπει τώρα να επικεντρώνονται μόνο στη συνολική επιχειρηματική στρατηγική και όχι σε μια επιχειρηματική μονάδα.
  5. Μπορεί να είναι αρκετά ακριβές για τη μεμονωμένη εργασία, η οποία οδηγεί σε γενική ακρίβεια σε σχέση με τον συνολικό προϋπολογισμό.

Μειονέκτημα

  1. Ο προϋπολογισμός μπορεί να μην είναι ο ίδιος με τον γενικό στόχο του οργανισμού, όπως έχει καταρτιστεί από τους διαχειριστές σε επίπεδο επιχειρηματικής μονάδας.
  2. Μπορεί να είναι αργή και μπορεί να προκύψουν διαφορές μεταξύ των τμημάτων.
  3. Η διοίκηση ενδέχεται να χάσει τον έλεγχο των προβλέψεων του οργανισμού.
  4. Οι διευθυντές μπορούν να θέσουν στόχους που είναι εύκολο να επιτευχθούν για να μειωθεί η πίεση από αυτούς.

Παράδειγμα

Σε χαμηλότερη τιμή, η ομάδα πωλήσεων προϋπολογισμού πώλησης 20000 μονάδων, και οι ίδιες μονάδες προϋπολογισμού και για την παραγωγή με το πρόσθετο κίνητρο για όλους τους εργαζόμενους @ $ 1 Τελικά, η ομάδα πωλήσεων πέτυχε το στόχο σε χαμηλότερη τιμή και η ομάδα παραγωγής επίσης. Ωστόσο, η συνολική κερδοφορία του οργανισμού θα χτυπήσει ως κίνητρο που δίνεται στην παραγωγή, καθώς και μια ομάδα πωλήσεων, θα αναλάβει το κόστος. Έτσι, ο γενικός στόχος του οργανισμού να μεγιστοποιήσει το κέρδος δεν θα αρκεί ακόμη και αν η αύξηση των πωλήσεων και της παραγωγής.

Τύποι προϋπολογισμού

Η προσέγγιση του προϋπολογισμού εξαρτάται από τη φάση των οργανισμών. Μια νέα εκκίνηση θα έχει αυξητικό ή μηδενικό προϋπολογισμό, ενώ μια ώριμη εταιρεία μπορεί να έχει Kaizen ή Base Budgeting. Ας συζητήσουμε τους 5 καλύτερους τύπους προϋπολογισμών -

# 1 - Αυξητικός προϋπολογισμός

Αυτός ο τύπος προϋπολογισμού ονομάζεται επίσης ως η παραδοσιακή μέθοδος με την οποία προετοιμάζεται παίρνοντας τον προϋπολογισμό της τρέχουσας περιόδου ως σημείο αναφοράς, με προστιθέμενα ποσά στη συνέχεια προστίθενται για τη νέα περίοδο.

Στον αυξητικό προϋπολογισμό, τα ποσά για κάθε δαπάνη και εισόδημα ξεκινούν με τους πραγματικούς αριθμούς του προηγούμενου έτους και προσαρμόζονται για τον πληθωρισμό, τη συνολική ανάπτυξη της αγοράς και άλλους παράγοντες που η διαχείριση κρίνει κατάλληλη. Για παράδειγμα, σε έναν οργανισμό ο συνολικός μισθός που καταβάλλεται στους υπαλλήλους σε ένα συγκεκριμένο έτος είναι 500.000 $. Όταν ετοιμαστεί για τον επόμενο χρόνο, θα δοθεί το διαχειριστικό πράγμα που χρειάζονται πέντε ακόμη νέους υπαλλήλους που θα πληρώνονται 30.000 $ ο καθένας και επίσης αύξηση 10% στους υπάρχοντες υπαλλήλους. Επομένως, ο προϋπολογισμός για τον μισθό θα είναι Rs. 700.000 $ (500.000 $ + αύξηση 10% σε υπαλλήλους + (30.000 $ * 5 νέοι εργαζόμενοι).

# 2 - Μηδενικός προϋπολογισμός (ZBB)

Στο ZBB, όλοι οι αριθμοί επαναφέρονται στο μηδέν και έχουν μια νέα σκέψη για όλα τα στοιχεία του προϋπολογισμού. Οι νέοι αριθμοί κάθε αντικειμένου πρέπει να αιτιολογούνται με σωστό σκεπτικό και να μην είναι ad hoc αριθμοί.

Αυτός ο τύπος προϋπολογισμού βοηθά τη διοίκηση να αποφύγει τις παραδοσιακές δαπάνες που δεν απαιτούνται πλέον. Δεδομένου ότι η βάση είναι μηδενική, η διαχείριση μπορεί να δώσει μια νέα σκέψη σε κάθε στοιχείο δαπανών και να επανεκτιμήσει την απαίτηση ή πιθανή εξοικονόμηση κόστους.

# 3 - Βασικός προϋπολογισμός (BB)

Αυτός ο τύπος προϋπολογισμού προετοιμάζεται να γνωρίζει πόσες δαπάνες θα υπάρχουν για να επιβιώσει (συνεχίζει να ανησυχεί). Ωστόσο, τυχόν στοιχειώδεις δαπάνες πέραν αυτού του επιπέδου δικαιολογούνται από το κόστος έναντι του οφέλους από το ίδιο.

Είναι γενικά προετοιμασμένο σε εταιρείες που αντιμετωπίζουν δυσκολίες. Για τη μείωση του κόστους, η διοίκηση μπορεί απλώς να κάνει έναν προϋπολογισμό για την επιβίωση, και τυχόν δαπάνες πέραν αυτών θα περικοπούν. Για παράδειγμα - το ενοίκιο, η ηλεκτρική ενέργεια και το πρωτογενές προσωπικό είναι απαραίτητα για τη διαχείριση της εταιρείας, αλλά οι δαπάνες για εκπαίδευση, πικνίκ και γιορτές δεν απαιτούνται για την επιβίωση της εταιρείας.

# 4 - Προϋπολογισμός βάσει δραστηριοτήτων (ABB)

Αυτός ο τύπος προϋπολογισμού καταρτίζεται με σκοπό την αναγνώριση των πράξεων που δημιουργούν κόστος για την επιχείρηση και πώς μπορεί να μειωθεί το εν λόγω κόστος από το τρέχον επίπεδο. Αυτό το είδος προϋπολογισμού χρησιμοποιείται κυρίως σε έναν ώριμο οργανισμό.

Ο προϋπολογισμός βάσει δραστηριοτήτων είναι μια εκτεταμένη άσκηση για να βρούμε το κόστος κάθε δραστηριότητας σε έναν μεγάλο οργανισμό και να αξιολογούμε την προστιθέμενη αξία του ίδιου. Αυτή η άσκηση περιλαμβάνει επίσης μια εναλλακτική διαδικασία για την εκτέλεση της ίδιας δραστηριότητας ή την επίτευξη του ίδιου στόχου μειώνοντας παράλληλα το κόστος. Σε σχεδόν κάθε οργανισμό, άμεσα ή έμμεσα, αυτός ο προϋπολογισμός προετοιμάζεται και εκτελείται. Ωστόσο, εξαρτάται από το επίκεντρο της διοίκησης να τη διευρύνει ή να τη μειώσει σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο.

# 5 - Προϋπολογισμός Kaizen

Το "Kaizen" σημαίνει συνεχή βελτίωση και αυτός ο τύπος προϋπολογισμού έχει σχεδιαστεί για βελτιώσεις κόστους και μεγιστοποίηση εσόδων.

Το Kaizen είναι μια ιαπωνική λέξη που σημαίνει συνεχή βελτίωση των εργασιακών πρακτικών, προσωπική αποτελεσματικότητα κ.λπ. Ο προϋπολογισμός Kaizen αφορά καινοτόμες μεθόδους για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας του οργανισμού. Ο προϋπολογισμός του Kaizen χρησιμοποιείται κυρίως από κορυφαίους οργανισμούς, ο οποίος έχει μακροπρόθεσμη προσέγγιση και η βραχυπρόθεσμη ταμειακή εκροή δεν είναι μεγάλη υπόθεση για αυτούς.