Πώς να χρησιμοποιήσετε το Consolidate Data στο Excel χρησιμοποιώντας το Consolidate Tool;

Τι είναι το Consolidate Data στο Excel;

Ενώ εργαζόμαστε στο excel έχουμε πολλά διαθέσιμα δεδομένα σε διαφορετικά φύλλα εργασίας και αν θέλουμε να συγχωνεύσουμε ή να ενοποιήσουμε δεδομένα σε ένα μόνο φύλλο εργασίας, το excel έχει μια λειτουργία να το κάνει αφού ανοίξει όλα τα φύλλα εργασίας που έχουν δεδομένα πρέπει να ενοποιηθούν, το κουμπί ενοποίησης είναι διαθέσιμο στην ενότητα εργαλείων δεδομένων της καρτέλας Δεδομένα.

Εάν δεν γνωρίζετε το εργαλείο ενοποίησης στο excel, αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τη δυναμική του εργαλείου ενοποίησης στο excel.

Τα κοινά όταν λαμβάνουμε δεδομένα από διαφορετικά άτομα, αντιμετωπίζουμε πολλά φύλλα εργασίας. Η ενοποίηση όλων είναι μια ηθική αποστολή ειδικά για τους ενδιάμεσους επιπέδου. Στο πρώιμο μέρος της καριέρας μου, πήρα δεδομένα από ένα ευρύ φάσμα πηγών.

Για παράδειγμα, συνηθίστηκα να λαμβάνω δεδομένα πωλήσεων από 4 διαφορετικές ζώνες από κεφαλές ζωνών. Τέσσερις διαφορετικές ζώνες περιλαμβάνουν 4 διαφορετικά φύλλα εργασίας. Στο τέλος των δεδομένων, έπρεπε να συγκεντρώσω τα πάντα σε ένα φύλλο εργασίας και να δημιουργήσω μια βάση δεδομένων για σκοπούς ανάλυσης. Το έκανα χειροκίνητα με τον παραδοσιακό τρόπο αντιγραφής και επικόλλησης.

Αλλά έχω περάσει λίγο χρόνο μαθαίνοντας νέα πράγματα και ενοποιώ εργαλεία είναι ένα από αυτά και με βοήθησε πολύ να συγκεντρώσω τα δεδομένα με ελάχιστες προσπάθειες.

Πώς να ενοποιήσετε δεδομένα στο Excel; (Βήμα προς βήμα με παράδειγμα)

Μπορείτε να πραγματοποιήσετε λήψη αυτού του προτύπου ενοποίησης δεδομένων Excel εδώ - Πρότυπο ενοποίησης δεδομένων Excel

Έχω δεδομένα πωλήσεων από τέσσερις διαφορετικές περιοχές σε τέσσερα διαφορετικά φύλλα εργασίας.

Καθένα περιέχει την ίδια μορφή και τον ίδιο αριθμό σειρών και στηλών. Πρέπει να ενοποιήσω όλα τα φύλλα σε ένα μόνο φύλλο που ονομάζεται Περίληψη.

Έχω δημιουργήσει το ίδιο πρότυπο όπως και στα άλλα 4 φύλλα.

  • Βήμα 1: Αφού δημιουργήσετε το παραπάνω πρότυπο στο Περίληψη φύλλων, επιλέξτε το κελί B2 όπου θέλουμε να ενοποιήσουμε και τις 4 διαφορετικές περιοχές.

  • Βήμα 2: Τώρα μεταβείτε στην επιλογή Δεδομένα> Συγκέντρωση

  • Βήμα 3: Μόλις ορίσετε την επιλογή Ενοποίηση θα δείτε το παρακάτω παράθυρο.

  • Βήμα 4: Αυτό είναι το παράθυρο που πρέπει να κάνουμε τη μαγεία. Πρώτον, βλέπουμε την αναπτυσσόμενη λίστα Λειτουργία από αυτήν την αναπτυσσόμενη λίστα που πρέπει να επιλέξουμε τον τύπο ενοποίησης. Εδώ πρέπει να επιλέξουμε τη συνάρτηση SUM στο excel γιατί ενοποιούμε όλα τα δεδομένα πωλήσεων της ζώνης και δημιουργούμε μια συνοπτική αναφορά. Επιλέξτε λοιπόν SUM κάτω από αυτήν την επιλογή.
  • Βήμα 5: Το επόμενο βήμα είναι να δώσουμε αναφορά σε όλα τα φύλλα των 4 διαφορετικών περιοχών. Κάντε κλικ στο πλαίσιο αναφοράς και μεταβείτε στο πρώτο φύλλο όλων των φύλλων της ζώνης, δηλαδή Νότος. Αφού επιλέξετε το εύρος, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  • Βήμα 6: Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη, προσθέτει τις αναφορές σε όλες τις αναφορές κελιού.

  • Βήμα 7: Ομοίως, δημιουργήστε έναν σύνδεσμο excel για όλα τα φύλλα των άλλων περιοχών. Τέλος, θα μοιάζει με αυτό.

  • Βήμα 8: Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί OK, τα συγκεντρωτικά δεδομένα σας είναι έτοιμα χωρίς καθόλου σφάλματα.

  • Βήμα 9: Τώρα έχουμε δημιουργήσει μια συνοπτική αναφορά, αυτή δεν είναι μια δυναμική αναφορά, επειδή δεν έχουμε δημιουργήσει έναν σύνδεσμο προς τους άλλους πίνακες. Εάν υπάρχουν αλλαγές οι πίνακες παραμένουν οι ίδιοι και η αναφορά μας πάει στραβά σε αυτήν την περίπτωση. Πρέπει να συνδέσουμε τον πίνακα με τα άλλα φύλλα για να κάνουμε την αναφορά δυναμική.
  • Βήμα 10: Στο πλαίσιο διαλόγου ενοποίησης επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία συνδέσμων προς δεδομένα προέλευσης. Κάντε κλικ στο OK.

Στη συνέχεια, ολοκληρώνει τη διαδικασία.

  • Βήμα 11: Τώρα έχει δημιουργήσει συνάρτηση SUM. Υπάρχει ένα εικονίδιο συν (+) στη δεξιά πλευρά του υπολογιστικού φύλλου, κάντε κλικ στο εικονίδιο συν (+) για να δείτε τη διάλυση.

Άλλες επιλογές στην ενοποίηση

  1. Λειτουργία: Αυτή είναι η λίστα όλων των διαθέσιμων συναρτήσεων στο εργαλείο ενοποίησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN στο excel κ.λπ.
  2. Αναφορά: Εδώ πρέπει να επιλέξουμε τα εύρη διαφορετικών φύλλων για να ενοποιήσουμε τα δεδομένα σε ένα μόνο φύλλο.
  3. Αναζήτηση: Αυτή είναι η ομορφιά της επιλογής ενοποίησης. Όχι μόνο ενοποιεί από το ίδιο βιβλίο εργασίας, αλλά μπορεί να πάρει τα δεδομένα και από άλλα βιβλία εργασίας.
  4. Προσθήκη & Διαγραφή: Εδώ μπορούμε να προσθέσουμε και να διαγράψουμε όλες τις αναφορές.
  5. Κορυφαία σειρά: Χρησιμοποιήστε την επάνω σειρά ως επικεφαλίδες σειράς
  6. Αριστερή στήλη: Χρησιμοποιήστε την αριστερή πλευρά των δεδομένων ως επικεφαλίδες στήλης.
  7. Δημιουργία συνδέσμων σε δεδομένα πηγής: Αυτό θα κάνει την αναφορά δυναμική. Η ενοποιημένη επιλογή δημιουργεί τον τύπο για όλα τα άλλα φύλλα για να κάνει την αναφορά πραγματική δυναμική.

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε

  • Στην ενότητα ενοποίησης, τα εύρη επιλογών όλων των φύλλων εργασίας πρέπει να είναι τα ίδια μεταξύ των φύλλων εργασίας.
  • Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε κάθε είδους λειτουργία στην επιλογή ενοποίησης.