Λογαριασμός πληρωτέων λογαριασμών (Ορισμός, παραδείγματα) | Βήμα βήμα

Ορισμός λογαριασμού πληρωτέων λογαριασμών

Λογαριασμός πληρωτέου λογαριασμού, γνωστός και ως καθολικό καθολικό, είναι το θυγατρικό καθολικό που παραθέτει τις λεπτομέρειες των διαφόρων προμηθευτών ή πωλητών της εταιρείας μαζί με τα υπόλοιπα λογαριασμών τους, επισημαίνοντας το οφειλόμενο ποσό που οφείλει η εταιρεία.

Παρακολουθεί συγκεκριμένες πληρωτέες πληροφορίες για κάθε τιμολόγιο, όπως:

  • Την ημερομηνία του τιμολογίου
  • Αριθμός τιμολογίου
  • Όνομα προμηθευτή / πωλητή
  • Ποσότητα Παραγγελίας
  • Πληρωτέο ποσό

Το γενικό υπόλοιπο λογαριασμού καθολικού για πληρωτέους λογαριασμούς συγκρίνεται με το υπόλοιπο καθολικού πληρωτέου λογαριασμού για να διασφαλιστεί ότι και οι δύο λογαριασμοί ταιριάζουν. Μια τέτοια σύγκριση γίνεται στο πλαίσιο της διαδικασίας κλεισίματος στο τέλος της περιόδου (τριμηνιαία / ετήσια).

Παράδειγμα λογαριασμού πληρωτέων λογαριασμών

Ας αναλύσουμε το παρακάτω παράδειγμα για περισσότερη κατανόηση:

Οι συναλλαγές αγοράς για την Titan Sports Gear Company είναι:

  • 12 Μαρτίου: Αγορά 20.000 $ αποθέματος εμπορευμάτων, με όρους 2/15 n 45, προορισμός FOB από τους Mighty Sun Suppliers
  • 18 Μαρτίου: Επιστρεφόμενα εμπορεύματα αξίας 3.000 $, τα οποία υπέστησαν ζημιές κατά τις αποστολές της 12ης Μαρτίου.
  • 27 Μαρτίου: Πληρώθηκε για τα εμπορεύματα της αγοράς της 18ης Μαρτίου από τους Mighty Sun Suppliers μείον την απόδοση και την έκπτωση.

Οι λογιστικές συναλλαγές καταγράφηκαν με τη μέθοδο της διαρκούς απογραφής στους ακόλουθους λογαριασμούς ημερολογίων πληρωτέων ημερολογίων:

Περιοδικό αγορών

Απόθεμα εμπορευμάτων A / C Dr …………………………………………… 20.000 $

                Λογαριασμοί πληρωτέοι A / C …………………………………………………………… 20.000 $

Εφημερίδα εκταμίευσης μετρητών

Γενικό ημερολόγιο

Αυτά τα περιοδικά θα δημοσιεύονται περαιτέρω στους λογαριασμούς πληρωτέους όπως παρακάτω:

Λογαριασμός προμηθευτή: Προμηθευτές Mighty Sun

Κατά συνέπεια, το βιβλίο πωλητή / θυγατρικής θα ενημερωθεί για τους προμηθευτές της Might Sun ως:

Όπως μπορούμε να δούμε από τους παραπάνω πίνακες, το υπόλοιπο προμηθευτή για τους Mighty Sun Suppliers είναι $ 0 (NIL) και το υπόλοιπο των λογαριασμών είναι επίσης $ 0 (NIL). Δεδομένου ότι και οι δύο ταιριάζουν με ακρίβεια, δεν είναι απαραίτητο να προετοιμάσετε ένα ολόκληρο πρόγραμμα πληρωτέων λογαριασμών. Εάν εκκρεμεί οποιοδήποτε υπόλοιπο, απαιτείται ξεχωριστό χρονοδιάγραμμα πληρωτέων λογαριασμών. 

Η αντιμετώπιση των εισπρακτέων λογαριασμών θα ήταν επίσης με παρόμοιο τρόπο.

Ωστόσο, πρέπει να υπάρχει κάποια προσοχή και συνέπεια να διατηρείται. Αυτό το παράδειγμα αφορά μόνο έναν προμηθευτή και έναν μήνα. Θα μπορούσαν να υπάρχουν πολλές καταχωρήσεις και πολλοί προμηθευτές για μια εταιρεία. Ως εκ τούτου, πρέπει να υπάρχει ένας κατάλληλος μηχανισμός χωρίς περιθώρια για λάθη, καθώς η συμφιλίωση μπορεί να είναι μια δύσκολη εργασία.

Ζητήματα στο Matching

Παρακάτω είναι οι τρόποι με τους οποίους ο έλεγχος του Γενικού Λογισμικού μπορεί να μην συγχρονιστεί με τους Λογαριασμούς Πληρωτέους

  1. Έγινε χειροκίνητη καταχώριση σε ένα από τα βιβλία και δεν έχει διατηρηθεί άλλος δίσκος. Αυτό θα κάνει τη συμφιλίωση δύσκολη.
  2. Η δημοσίευση στο General Ledger (GL) από τη μονάδα πληρωτέων λογαριασμών ενδέχεται να έχει απενεργοποιηθεί κάποια στιγμή. Αυτό συμβαίνει ειδικά στην περίπτωση μηχανογραφημένης εγγραφής εγγραφών.
  3. Μια εργασία απόσπασης ενδέχεται να έχει διακοπεί είτε λόγω ανθρώπινου σφάλματος είτε διακοπής ρεύματος κατά τη διάρκεια της εργασίας. Ένα αρχείο καταγραφής συναλλαγών θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη για εγγραφές εκτός υπολοίπου. Σε περίπτωση που λείπει μια πλήρης παρτίδα, το ιστορικό τιμολογίων πρέπει να συγκριθεί με το καθολικό.
  4. Υπάρχει πιθανότητα να πραγματοποιηθούν επιτυχώς όλες οι δημοσιεύσεις κατά τη στιγμή της καταχώρησης, αλλά το αρχείο υπέστη ζημιά στο μεταξύ. Ως μέθοδος πρόληψης, τα αντίγραφα του αρχείου πρέπει να αποθηκεύονται σε φυσική ή ηλεκτρονική μορφή.

Πλεονεκτήματα των Λογαριασμών Πληρωτέων Λογαριασμών

  • Αυτό το καθολικό μπορεί να προσφέρει ένα γρήγορο στιγμιότυπο των τρεχόντων υπολοίπων προμηθευτών.
  • Είναι χρήσιμο ως μοντέλο εσωτερικού ελέγχου και σκοπού ελέγχου.
  • Οι διαχειριστές και οι φύλακες βιβλίων μπορούν να συγκρίνουν το υπόλοιπο των θυγατρικών με το γενικό υπόλοιπο του βιβλίου για την πρόληψη σφαλμάτων.
  • Βοηθά περαιτέρω στον διαχωρισμό των καθηκόντων μεταξύ των εργαζομένων. Θα υπάρχει ξεχωριστός υπάλληλος που θα καταγράφει τη συναλλαγή και άλλος θα ελέγχει για πιθανά σφάλματα. Θα εξασφαλίσει αποτελεσματικότητα και ισχυρό εσωτερικό έλεγχο.
  • Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία μιας αναφοράς γήρανσης που θα εμφανίζει περαιτέρω το όνομα του πωλητή με μεμονωμένες καθυστερημένες ειδοποιήσεις. Επισημαίνει επίσης το εκκρεμές ποσό για κάθε τιμολόγιο που δεν έχει πληρωθεί. Οι αλλαγές στην ταμειακή ροή που προκαλούνται θα επισημανθούν επίσης.
  • Επιπλέον, εάν υπάρχει αύξηση του αριθμού των καθυστερημένων τιμολογίων, ενδέχεται να επισημανθούν προβλήματα με τις εισπρακτέες λογαριασμούς. Επισημαίνει ότι οι πελάτες χρειάζονται περισσότερο χρόνο από το συνηθισμένο για να πληρώσουν, κάτι που μπορεί να απαιτεί άμεση προσοχή.

συμπέρασμα

Η ύπαρξη του Λογαριασμού Πληρωτέων Λογαριασμών δεν είναι υποχρεωτική αλλά προτιμάται για τη διατήρηση των βιβλίων των λογαριασμών καθαρή και οργανωμένη. Τέτοια καθολικά βοηθούν στην παρακολούθηση των πληρωμών εισπρακτέων και πληρωτέων για πολλά χρόνια. Είναι επίσης ένα κρίσιμο εργαλείο κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου και μπορεί να συνδεθεί επιτυχώς σε περίπτωση διερεύνησης μεμονωμένων καταχωρίσεων.

Οι ορκωτοί λογιστές ή τα άτομα με πτυχίο στο υπόβαθρο του εμπορίου μπορούν να εκτελέσουν τέτοια καθήκοντα, γεγονός που διευκολύνει τα μικρά γραφεία και τους πωλητές να διατηρούν αυτούς τους λογαριασμούς.