Πώς να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη συμπλήρωση στο Excel; | Κορυφαίες 5 μέθοδοι (με παραδείγματα)

Τι είναι η Αυτόματη συμπλήρωση στο Excel;

Η Αυτόματη Συμπλήρωση είναι μια συνάρτηση στο excel όπου το excel αναγνωρίζει τη σειρά και συμπληρώνει αυτόματα τα δεδομένα για εμάς όταν σύρουμε προς τα κάτω τα δεδομένα, όπως εάν μια τιμή κελιού 1 και ένα άλλο κελί παρακάτω έχει τιμή 2 όταν επιλέγουμε και τα δύο κελιά και σύρουμε τα κελιά προς τα κάτω η οπτική αναπαράσταση είναι σαν ένα συμπαγές σταυρό και η σειρά συμπληρώνεται αυτόματα που είναι το χαρακτηριστικό αυτόματης συμπλήρωσης του excel.

Κορυφαίοι 5 τρόποι αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel

  1. Απλή επιλογή αυτόματης συμπλήρωσης Excel
  2. Αυτόματη συμπλήρωση χρησιμοποιώντας περισσότερες από μία αρχικές τιμές
  3. Ημερομηνίες & ώρες αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel
  4. Αυτόματη συμπλήρωση τιμών κειμένου στο Excel
  5. Προσαρμοσμένη λίστα στο Excel
Μπορείτε να κατεβάσετε αυτό το Πρότυπο Αυτόματης Συμπλήρωσης Excel εδώ - Πρότυπο Αυτόματης Συμπλήρωσης Excel

Τώρα ας συζητήσουμε λεπτομερώς καθεμία από τις μεθόδους

# 1 -  Απλή επιλογή αυτόματης συμπλήρωσης

  • Εισαγάγετε οποιαδήποτε τιμή σε ένα κελί.

  • Επιλέξτε αυτό το κελί. Θα δείτε ότι στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού, υπάρχει ένα μικρό τετράγωνο που ονομάζεται "Excel Fill Handle". Ανατρέξτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

  • Με τη βοήθεια του ποντικιού, αυτή η λαβή πλήρωσης στα κελιά που πρέπει να γεμίσετε

  • Το Excel θα γεμίσει τα επιλεγμένα κελιά είτε επαναλαμβάνοντας την τιμή στο πρώτο κελί είτε εισάγοντας μια ακολουθία από το πρώτο κελί και το δεύτερο κελί. Δείτε το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.
  • Στο τέλος του επιλεγμένου εύρους κελιών στην κάτω δεξιά γωνία, υπάρχει ένα πλαίσιο επιλογών αυτόματης συμπλήρωσης (φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης).

  • Κάντε κλικ σε αυτό το πλαίσιο. Δείχνει πολλές επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης:

  • Αντιγραφή κελιών - Αντιγράψτε την αρχική τιμή κελιού σε όλο το επιλεγμένο εύρος.

  • Fill Series - Συμπληρώστε το επιλεγμένο εύρος με μια σειρά τιμών που αυξάνονται κατά 1.

  • Fill Formatting Only - Συμπληρώστε το επιλεγμένο εύρος με τη μορφοποίηση αλλά όχι τις τιμές του αρχικού κελιού.

  • Συμπλήρωση χωρίς μορφοποίηση - Συμπληρώστε τα επιλεγμένα εύρη με τιμές, όχι με τη μορφοποίηση.

  • Flash Fill - Συμπληρώστε το επιλεγμένο εύρος με τα δεδομένα αφού εντοπίσετε τα μοτίβα.

# 2 - Αυτόματη συμπλήρωση χρησιμοποιώντας περισσότερες από μία αρχικές τιμές

Για να αναγνωρίσετε τα μοτίβα στα δεδομένα, πρώτα, πληκτρολογήστε τις δύο τιμές της σειράς σας στο πρώτο και το δεύτερο κελί. Επιλέξτε και τα δύο κελιά και σύρετε τη λαβή πλήρωσης στο εύρος που θα γεμίσετε.

Το Excel θα αναγνωρίσει αυτόματα το μοτίβο από αυτές τις δύο τιμές κελιών και θα συμπληρώσει το εύρος των κελιών σε συνέχεια. Χρησιμοποιώντας αυτά τα βήματα, μπορούμε να γεμίσουμε το εύρος των κελιών με αύξηση ή μείωση. Δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Σύρετε αυτά τα δύο κελιά και θα συμπληρώσει αυτόματα αυτό το μοτίβο τιμών στο επιλεγμένο εύρος κελιών, όπως φαίνεται παρακάτω:

Σημείωση: Εάν θέλετε να συμπληρώσετε την περιοχή κελιών με εναλλακτικές επαναλαμβανόμενες τιμές, τότε συμπληρώστε τα δύο πρώτα κελιά με τις τιμές.

Επιλέξτε αυτά τα κελιά και σύρετε το Fill Handle στο επιλεγμένο εύρος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "AutoFill Options". Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Αντιγραφή κελιών" για να επαναλάβετε τις αρχικές τιμές κελιού στο επιλεγμένο εύρος και το τελικό αποτέλεσμα εμφανίζεται παρακάτω:

# 3 - Ημερομηνίες & ώρες αυτόματης συμπλήρωσης στο Excel

Μπορούμε επίσης να συμπληρώσουμε αυτόματα τις ημερομηνίες και τις ώρες στο Excel. Πώς να το κάνετε αυτό, θα καταλάβει με κάποιο παράδειγμα:

  • Πληκτρολογήστε οποιαδήποτε ημερομηνία ή ώρα σε ένα κελί

  • Σύρετε τη λαβή πλήρωσης στο επιλεγμένο εύρος.

  • Το επιλεγμένο εύρος θα συμπληρώσει μια σειρά ημερομηνιών προσθέτοντας μία ημέρα.

  • Μπορείτε να αλλάξετε τους διαφορετικούς τύπους γεμίσματος κάνοντας κλικ στο πλαίσιο επιλογών Αυτόματης συμπλήρωσης.

Σημείωση: Εάν σύρετε το χρόνο στο επιλεγμένο εύρος κελιών, θα γεμίσει με μια σειρά φορές προσθέτοντας μία ώρα. Ανατρέξτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

Όταν μεταφέρουμε το χρόνο, το πλαίσιο επιλογών Αυτόματης συμπλήρωσης έχει 4 ίδιες επιλογές όπως συζητήσαμε στην ενότητα "Ίδια αυτόματη συμπλήρωση".

Για ημερομηνίες, το Excel έχει πρόσθετες επιλογές στο Επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης του Excel μαζί με 4 επιλογές (Αντιγραφή κελιών, Συμπλήρωση σειράς, Μόνο συμπλήρωση μορφοποίησης, Συμπλήρωση χωρίς μορφοποίηση). Αυτές οι πρόσθετες επιλογές αυτόματης συμπλήρωσης του Excel είναι:

  • Συμπλήρωση ημερών - Κατά τη συμπλήρωση των επιλεγμένων κελιών, αυτό παρατηρεί το μοτίβο της ημέρας.

  • Συμπλήρωση καθημερινών - Κοιτάξτε τα μοτίβα της ημέρας ενώ γεμίζετε τα επιλεγμένα κελιά, αλλά αποκλείετε Σάββατα ή Κυριακές στη σειρά

  • Fill Months - Αναζητήστε το μοτίβο του μήνα ενώ γεμίζετε τα επιλεγμένα κελιά.

  • Fill Years - Αναζητήστε το μοτίβο του έτους γεμίζοντας τα επιλεγμένα κελιά.

# 4 - Αυτόματη συμπλήρωση τιμών κειμένου στο Excel

Το excel γεμίζει τη γραμμή ή τη στήλη με τιμές κειμένου επαναλαμβάνοντας τις τιμές στο επιλεγμένο εύρος κελιών. Υπάρχουν ορισμένες τιμές κειμένου που αναγνωρίζει το Excel ως μέρος της σειράς. Αυτοί είναι:

  • Καθημερινές (φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης)

  • Μήνες (φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης)

  • Κατάταξη (φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης)

  • Κείμενο & αριθμός (φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης)

# 5 - Δημιουργία προσαρμοσμένων λιστών στο Excel

Για τιμές αυτόματης συμπλήρωσης, το Excel παρέχει μια τελωνειακή εγκατάσταση όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε μια λίστα αντικειμένων (που ονομάζεται προσαρμοσμένη λίστα). Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία μιας προσαρμοσμένης λίστας:

  • Μεταβείτε στο Αρχείο.

  • Κάντε κλικ στο Επιλογές.

  • Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου για το Excel Options . Κάντε κλικ στο Advanced στο αριστερό παράθυρο.

  • Ορισμένες επιλογές επεξεργασίας θα εμφανιστούν στο πλαίσιο δεξιά. Μεταβείτε στην ενότητα Γενικά και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία προσαρμοσμένων λιστών όπως φαίνεται παρακάτω:

  • Μια Προσαρμοσμένη Λίστα πλαίσιο διαλόγου θα ανοίξει.

Στην ενότητα Προσαρμοσμένες λίστες σε ένα αριστερό πλαίσιο, όπως μπορούμε να δούμε αυτές είναι λίστες που καθορίζονται από το σύστημα.

Εδώ μπορούμε να δημιουργήσουμε τη δική μας προσαρμοσμένη λίστα και να τη χρησιμοποιήσουμε με τον ίδιο τρόπο όπως οι καθορισμένες από το Σύστημα προσαρμοσμένες λίστες.

Ας δημιουργήσουμε τη δική μας λίστα, πληκτρολογώντας μερικές τιμές μία προς μία στο δεξί πλαίσιο κάτω από την ενότητα Λίστα καταχωρήσεων και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη (φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης)

Κάντε κλικ στο OK και βγείτε από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel.

Τώρα εισαγάγετε την πρώτη τιμή της δικής μας λίστας σε ένα κελί χειροκίνητα και σύρετε το Fill Handle στην επιλεγμένη περιοχή κελιών όπως φαίνεται παρακάτω.

Θα γεμίσει με τη λίστα των αντικειμένων που δημιουργήσαμε από εμάς.