Περιοδικά αγορών (Ορισμός, Παράδειγμα) | Τι είναι το περιοδικό αγορών;

Τι είναι τα περιοδικά αγορών;

Τα περιοδικά αγορών είναι ειδικά περιοδικά που χρησιμοποιούνται από έναν οργανισμό για να παρακολουθούν όλες τις πιστωτικές αγορές. Είναι επίσης γνωστό ως βιβλίο αγορών ή ημερήσιο βιβλίο αγορών. Ενώ οι πιστωτικές συναλλαγές καταγράφονται στο βιβλίο αγορών, οι αγορές μετρητών εγγράφονται σε ένα γενικό ημερολόγιο. Αξίζει να σημειωθεί ότι μόνο η πιστωτική αγορά αγαθών καταγράφεται σε τέτοια περιοδικά και αποκλείεται οποιαδήποτε κεφαλαιουχική δαπάνη.

Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν ένα ξεχωριστό τμήμα αγορών που φροντίζει για την πλήρη διαδικασία αγοράς που είναι η αναγνώριση των απαιτούμενων αγαθών, η ταξινόμηση, η ερώτηση, η παραγγελία και η επιβεβαίωση της παραλαβής των αγαθών που ταιριάζουν με την επιθυμητή περιγραφή.

Στοιχεία της καταχώρησης περιοδικών αγορών

# 1 - Δύο πάρτι

Σε κάθε αγορά, υπάρχουν δύο μέρη, ένας αγοραστής και ένας πωλητής. Και τα δύο μέρη συμφωνούν σε μια τιμή που πληρώνεται από τον αγοραστή έναντι αγαθών ή υπηρεσιών. Αυτή η τιμή αγοράς είναι το ποσό συναλλαγής για όλα τα περιοδικά αγορών. Το άτομο ή ο οργανισμός από τον οποίο πραγματοποιείται η αγορά ονομάζεται Προμηθευτής και όταν η αγορά γίνεται με πίστωση, ο Προμηθευτής θα εμφανίζεται ως πιστωτής στον ισολογισμό μέχρι τη στιγμή της πληρωμής.

# 2 - Αγορά πίστωσης

Ένας οργανισμός αποκτά διάφορα αγαθά και υπηρεσίες από πολλούς Προμηθευτές. Όταν το αγαθό αγοράζεται με πίστωση, δημοσιεύεται η ακόλουθη εγγραφή στο περιοδικό - Ας υποθέσουμε ότι η X Ltd. αγόρασε προϊόντα αξίας 500 $ από την Y Ltd. -

Όταν πραγματοποιείται πληρωμή -

# 3 - Τιμολόγιο

Το τιμολόγιο είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται από τον πωλητή στον αγοραστή. Είναι ένα λεπτομερές έγγραφο. Περιέχει την ημερομηνία τιμολογίου, το όνομα και τη διεύθυνση του Προμηθευτή, το όνομα του οργανισμού στον οποίο χρεώνεται, τη διεύθυνση και το όνομα του οργανισμού στον οποίο αποστέλλεται το αγαθό, την ποσότητα και την περιγραφή των αγαθών, τη μέθοδο πληρωμής που απαιτείται από τον προμηθευτή, το νόμισμα του τιμολογίου, των φόρων κ.λπ.

 # 4 - Τμήμα αγορών

Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν ένα ξεχωριστό τμήμα αγορών που είναι υπεύθυνο για την προμήθεια αγαθών. Έτσι, όταν οποιοδήποτε άτομο ή τμήμα χρειάζεται προϊόντα, πρέπει να στείλει αίτημα στο τμήμα Αγοράς, εάν τα αγαθά είναι ήδη διαθέσιμα στο απόθεμα ή στην αποθήκη, το τμήμα αγοράς θα εκδώσει τα αγαθά. Εάν τα αγαθά δεν είναι διαθέσιμα, η ομάδα αγορών θα προσδιορίσει τον Προμηθευτή που ειδικεύεται στα απαραίτητα αγαθά και θα υποβάλει την παραγγελία. Μόλις φτάσει η παραγγελία, θα ελέγξει ότι ταιριάζει με την απαιτούμενη περιγραφή και η ποσότητα ταιριάζει με αυτό που ζητήθηκε. Μόλις το τμήμα αγορών επιβεβαιώσει ότι τα αγαθά έχουν παραληφθεί, το τιμολόγιο μεταβαίνει στους λογαριασμούς για πληρωμή.

 # 5 - Σημείωση πίστωσης

Σε περίπτωση που τα παρεχόμενα αγαθά δεν ταιριάζουν με την περιγραφή, έχουν προβλήματα ποιότητας ή ζημιά και ο Αγοραστής πρέπει να το επιστρέψει στον Προμηθευτή. Στη συνέχεια, ο Προμηθευτής θα εκδώσει ένα έγγραφο με την ονομασία Credit Note, το οποίο θα προσαρμοστεί έναντι των πληρωμών αγαθών στο μέλλον. Ας πούμε ότι η X Ltd. επέστρεψε αξίας 1.000 $ και η Y Ltd. εξέδωσε πιστωτικό σημείωμα για αυτήν την αξία. Την επόμενη φορά που η X Ltd. θα αγοράσει $ 5.000, θα πρέπει να πληρώσει μόνο 4.000 $, καθώς τα 1.000 $ θα προσαρμοστούν έναντι του πιστωτικού σημειώματος.

# 6 - Αγορά βιβλίου

Το βιβλίο αγορών καταγράφει όλες τις αγορές πίστωσης σε ένα μέρος και αναφέρονται λεπτομέρειες σχετικά με τους Προμηθευτές, τον αριθμό τιμολογίου, το νόμισμα, την ποσότητα και άλλες λεπτομέρειες. Τα υπόλοιπα για αυτούς τους Προμηθευτές από το βιβλίο αγορών μεταφέρονται σε μεμονωμένα καθολικά και ένα σύνολο κεφαλαίων εξόδων χρεώνεται σε λογαριασμό εξόδων. Αυτό είναι ένα από τα βασικά βιβλία στη διαδικασία τήρησης βιβλίων, το οποίο είναι απαραίτητο για την προετοιμασία των υπολοίπων των βιβλίων, του υπολοίπου των δοκιμών και των τελικών λογαριασμών. Ακολουθεί ένα δείγμα βιβλίου αγορών XYZ Ltd για τον Αύγουστο του 2019. Σε αυτήν την περίπτωση, τα υπόλοιπα των $ 500, $ 1.000 και $ 2.000 θα αναρτηθούν σε μεμονωμένα βιβλία της Nike, Adidas και PUMA Ltd. Επίσης, ο λογαριασμός Αγορά θα χρεωθεί με 3.500 $.

Πλεονεκτήματα των περιοδικών αγορών

  • Οι λεπτομέρειες όλων των προμηθευτών βρίσκονται σε ένα μέρος που βοηθά στον συνδυασμό των υπολοίπων των καθολικών και του ισοζυγίου δοκιμών
  • Εύκολη συντήρηση και παρακολούθηση δεδομένων για ανάλυση προμηθευτή
  • Η συνολική αγορά πίστωσης και ο τύπος αγοράς βρίσκονται σε ένα μέρος
  • Ένα ουσιαστικό έγγραφο για την ομαλή λειτουργία του τμήματος αγορών
  • Κατά τη διάρκεια των ελέγχων στο τέλος του έτους, η εύρεση των αριθμών τιμολογίου που σχετίζονται με τυχόν προμηθευτές γίνεται προσβάσιμη από τα περιοδικά αγορών
  • Ένα από τα διάσημα και ευρέως διατηρημένα βιβλία

Μειονεκτήματα των περιοδικών αγορών

  • Χρειάζεται ξεχωριστός λογιστής που κοστίζει χρόνο και χρήμα
  • Εάν έχει επιλεγεί λανθασμένος λογαριασμός προμηθευτή στο βιβλίο αγοράς, οδηγεί σε σφάλμα κατά την προετοιμασία του δοκιμαστικού υπολοίπου και των τελικών λογαριασμών

συμπέρασμα

Τα περιοδικά αγορών αποτελούν ζωτικό και ουσιαστικό μέρος της λογιστικής διαδικασίας οποιουδήποτε οργανισμού. Όταν εφαρμόζεται προσεκτικά, ένα ηχητικό σύστημα θα βοηθήσει στις αγορές του χρόνου, κάτι που θα οδηγήσει σε εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος. Επίσης, η ανάλυση αγοράς που εξάγεται από αυτά τα περιοδικά βοηθά στη διαπραγμάτευση νέων συμβάσεων. Τα περιοδικά αγορών βοηθούν επίσης στη διαχείριση των πιστωτών, στην παρακολούθηση της κατάστασης των επιστρεφόμενων αγαθών, των πιστωτικών σημειώσεων και των ενημερωμένων υπολοίπων των προμηθευτών, τα οποία απαιτούνται για να είναι επιτυχημένη και ενημερωμένη μια επιχείρηση. Βοηθά επίσης στη διευκόλυνση του ελέγχου παρέχοντας τα δεδομένα που χρειάζονται οι ελεγκτές.