Χρονοδιάγραμμα έργου στο Excel | Πώς να δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα έργου; (Βήμα βήμα)

Χρονολόγιο έργου στο Excel

Το χρονοδιάγραμμα έργου είναι ο κατάλογος των εργασιών που καταγράφονται με σειρά που πρέπει να εκτελεστούν για να ολοκληρωθεί το έργο εντός της δεδομένης περιόδου. Με απλά λόγια, δεν είναι παρά το Πρόγραμμα / Χρονοδιάγραμμα Έργου. Όλες οι αναφερόμενες εργασίες θα έχουν ημερομηνία έναρξης, διάρκεια και ημερομηνία λήξης, ώστε να είναι εύκολο να παρακολουθείτε την κατάσταση του έργου και να το ολοκληρώσετε εντός του δεδομένου χρονοδιαγράμματος.

Το χρονοδιάγραμμα έργου είναι μία από τις σημαντικές πτυχές της διαχείρισης έργου Απαιτείται να σχεδιάσετε και να καθορίσετε τη ροή εργασιών από την αρχή έως το τέλος του έργου.

Ο ευκολότερος τρόπος αναπαραγωγής του χρονοδιαγράμματος του έργου στο excel είναι μέσω γραφικής αναπαράστασης. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τα γραφήματα στο Excel και ονομάζεται "Gantt Chart". Το γράφημα Gantt (πήρε το όνομά του από τον εφευρέτη του Henry Laurence Gantt) είναι ένας από τους τύπους στα Γραφήματα ράβδων στο Excel και ένα δημοφιλές εργαλείο που χρησιμοποιείται στη Διαχείριση Έργων, το οποίο είναι χρήσιμο στην απεικόνιση του προγράμματος.

Πώς να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου στο Excel; (Βήμα βήμα)

Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία ενός απλού γραφήματος Gantt που αντιπροσωπεύει το χρονοδιάγραμμα έργου στο Excel.

Παράδειγμα # 1

Δημιουργία γραφήματος Gantt χρησιμοποιώντας κανονικό γράφημα στοίβας ράβδων

  • Καταγράψτε τις εργασίες / δραστηριότητες που πρέπει να ολοκληρωθούν στο φύλλο excel (όπως φαίνεται παρακάτω)
  • Εισαγάγετε την ημερομηνία έναρξης για καθεμία από τις εργασίες στη στήλη δίπλα στις δραστηριότητες.
  • Ενημερώστε τη Διάρκεια της εργασίας δίπλα στη στήλη Ημερομηνία έναρξης (Η διάρκεια είναι ο αριθμός ημερών που απαιτείται για την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης εργασίας / δραστηριότητας)
  • Η ημερομηνία λήξης για τις δραστηριότητες μπορεί να εισαχθεί δίπλα στη στήλη Διάρκεια. Αυτή η στήλη είναι προαιρετική, επειδή προορίζεται μόνο για αναφορά και δεν θα χρησιμοποιηθεί στο γράφημα.

Σημείωση: Η  διάρκεια μπορεί να εισαχθεί απευθείας ή ο τύπος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να μάθετε τη διάρκεια.

Στον παραπάνω πίνακα, η διάρκεια υπολογίζεται χρησιμοποιώντας τον τύπο, δηλαδή, Ημερομηνία λήξης (-) Ημερομηνία έναρξης .

Στον τύπο, το "+1" χρησιμοποιείται για να περιλαμβάνει την ημέρα της ημερομηνίας έναρξης.

Τώρα ας αρχίσουμε να χτίζουμε ένα γράφημα.

Στην κορδέλα, μεταβείτε στην καρτέλα "ΕΙΣΑΓΩΓΗ" και επιλέξτε το γράφημα ράβδων στην υποκαρτέλα "Χάρτες". Επιλέξτε το Stacked Bar (δεύτερη επιλογή στην ενότητα 2-D Bar)

Επιλέγοντας αυτό το γράφημα, θα εμφανιστεί μια κενή περιοχή γραφήματος. Επιλέξτε αυτήν την κενή περιοχή και κάντε δεξί κλικ για να επιλέξετε "Επιλογή δεδομένων".

  • Θα εμφανιστεί το αναδυόμενο παράθυρο "Επιλογή πηγής δεδομένων" για να επιλέξετε τα δεδομένα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" στο Legend Entries (Series).

Όταν εμφανιστεί το αναδυόμενο παράθυρο "Επεξεργασία σειράς", επιλέξτε την ετικέτα "Ημερομηνία έναρξης" ως όνομα σειράς. Σε αυτό το παράδειγμα, είναι το κελί B1. Και επιλέξτε τη λίστα ημερομηνιών στο πεδίο Σειρές τιμών. Πατήστε το κουμπί ΟΚ.

Πατήστε ξανά στο κουμπί "Προσθήκη" για να επιλέξετε τη στήλη Όνομα σειράς και τιμές της διάρκειας όπως παραπάνω.

Αφού προσθέσετε δεδομένα ημερομηνίας έναρξης και διάρκειας στο γράφημα,

  • Κάντε κλικ στο "Επεξεργασία" κάτω από τις οριζόντιες (Κατηγορίες) ετικέτες άξονα στη δεξιά πλευρά του παραθύρου Select Data Source.

  • Στο εύρος ετικετών του Άξονα, επιλέξτε τη λίστα εργασιών που ξεκινούν από "Εργασία 1" έως το τέλος και κάντε κλικ στο OK.

Παρακάτω δίνεται η έξοδος που μπορείτε να δείτε αφού ολοκληρώσετε όλα τα παραπάνω βήματα.

Στο παραπάνω γράφημα, μπορείτε να δείτε τη λίστα εργασιών στον άξονα Υ και τις ημερομηνίες στον άξονα Χ. Αλλά η λίστα των εργασιών που εμφανίζονται στο γράφημα είναι σε αντίστροφη σειρά.

Για να το αλλάξετε αυτό,

  • Επιλέξτε τα δεδομένα του άξονα και κάντε δεξί κλικ για να επιλέξετε "Μορφοποίηση άξονα".

  • Σε έναν πίνακα Format Axis, στην ενότητα Επιλογές άξονα, επιλέξτε το πλαίσιο "Κατηγορίες με αντίστροφη σειρά".

Όταν οι κατηγορίες αντιστραφούν, μπορείτε να δείτε το γράφημα όπως παρακάτω.

Πρέπει να κάνουμε μια μπλε μπάρα αόρατη για να δείξει μόνο τις πορτοκαλί μπάρες που δείχνουν τη διάρκεια.

  • Κάντε κλικ στην μπλε γραμμή για να επιλέξετε και κάντε δεξί κλικ, επιλέξτε μορφή δεδομένων σειράς.

  • Στον πίνακα "Μορφή δεδομένων σειράς", επιλέξτε "Χωρίς συμπλήρωση" στην ενότητα Συμπλήρωση και "Χωρίς γραμμή" στην ενότητα "Περίγραμμα".

  • Το γράφημα φαίνεται όπως παρακάτω.

Τώρα το γράφημα του Project Timeline Excel Gantt έχει σχεδόν ολοκληρωθεί.

Αφαιρέστε το κενό διάστημα στην αρχή του γραφήματος.

  • Κάντε δεξί κλικ στην ημερομηνία που δόθηκε για την πρώτη εργασία σε έναν πίνακα και επιλέξτε κελιά μορφοποίησης.

  • Σημειώστε τον αριθμό που εμφανίζεται στο παράθυρο στην κατηγορία "Αριθμός καρτέλας" και "Γενικά".

(Σε αυτό το παράδειγμα, είναι 43102)

  • Κάντε κλικ στις ημερομηνίες στο επάνω μέρος του γραφήματος και κάντε δεξί κλικ, επιλέξτε Μορφοποίηση άξονα.

  • Στον πίνακα, αλλάξτε τον Ελάχιστο αριθμό κάτω από τις επιλογές Ορίων στον αριθμό που έχετε σημειώσει.

  • Οι μονάδες ημερομηνίας μπορούν να προσαρμόσουν την κλίμακα όπως θέλετε να δείτε στο γράφημα. (σε αυτό το παράδειγμα έχω εξετάσει τις ενότητες 5)

Το γράφημα μοιάζει όπως δίνεται παρακάτω.

Τώρα κόψτε το γράφημα για να το κάνετε να φαίνεται ακόμη πιο όμορφο, εξαλείφοντας το κενό διάστημα μεταξύ των ράβδων.

  • Κάντε κλικ στη γραμμή οπουδήποτε και κάντε δεξί κλικ, επιλέξτε Format Data Series.

  • Διατηρήστε το Series Overlap στο 100% και προσαρμόστε το πλάτος του κενού στο 10% στο Plot Series στο τμήμα.

  • Οι ετικέτες δεδομένων μπορούν να προστεθούν στις γραμμές επιλέγοντας Προσθήκη ετικετών δεδομένων χρησιμοποιώντας δεξί κλικ.

Οι ετικέτες δεδομένων προστίθενται στα γραφήματα.

  • Το 3D Format μπορεί να εφαρμοστεί στο γράφημα για να δώσει κάποια εφέ αφαιρώντας τις γραμμές πλέγματος και το χρώμα της γραμμής και της γραμματοσειράς μπορεί να αλλάξει όπως απαιτείται στον πίνακα Format Data Series.
  • Οι ημερομηνίες μπορούν να εμφανιστούν οριζόντια αλλάζοντας την ευθυγράμμιση κειμένου, εάν απαιτείται, για να εμφανιστούν όλες οι ημερομηνίες.

Και, στο τέλος, το γράφημα Project Timeline Gantt στο Excel θα μοιάζει με αυτό.

Παράδειγμα # 2

Δημιουργία γραφήματος Gantt χρησιμοποιώντας το πρότυπο χρονοδιαγράμματος έργου που είναι διαθέσιμο στο Excel:

Το γράφημα Gantt μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας το πρότυπο που είναι άμεσα διαθέσιμο στο Excel που παρέχεται από τη Microsoft.

  • Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και επιλέξτε Excel για να ανοίξει ένα νέο φύλλο Excel.
  • Κατά το άνοιγμα, εμφανίζει τις επιλογές για επιλογή. Αναζητήστε το Gantt Project Planner για να δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα έργου στο Excel

  • Κάντε κλικ στο Gantt Project Planner και κάντε κλικ στο Δημιουργία στο αναδυόμενο παράθυρο.

Το πρότυπο είναι έτοιμο να ξεκινήσει εισάγοντας τις λεπτομέρειες του έργου σας στη δεδομένη στήλη σύμφωνα με τις κεφαλίδες και δείτε τις γραμμές να αντικατοπτρίζουν το χρονοδιάγραμμα.

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε

  • Το γράφημα Gantt είναι ένα γράφημα στοιβαγμένων στηλών που αντιπροσωπεύει το χρονοδιάγραμμα έργου του Excel σε οριζόντιες γραμμές.
  • Οι οριζόντιες γραμμές υποδεικνύουν τη διάρκεια της εργασίας / δραστηριότητας του χρονοδιαγράμματος έργου στο Excel.
  • Το γράφημα αντικατοπτρίζει την προσθήκη ή τη διαγραφή οποιασδήποτε δραστηριότητας εντός του εύρους πηγών ή τα δεδομένα προέλευσης μπορούν να προσαρμοστούν επεκτείνοντας το εύρος των σειρών.
  • Αυτό το γράφημα δεν παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το έργο και δεν διαθέτει ικανότητα παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο.