FlowChart στο Excel - Μάθετε πώς να δημιουργείτε με παράδειγμα

Πώς να δημιουργήσετε διάγραμμα ροής στο Excel;

Το διάγραμμα ροής στο excel είναι επίσης γνωστό ως διάγραμμα διαδικασίας στο excel, χρησιμοποιείται για να αντιπροσωπεύει διαφορετικά βήματα που εμπλέκονται σε μια διαδικασία από την αρχή έως το τέλος, έχει προκαθορισμένα σχήματα για να αντιπροσωπεύει κάθε βήμα που εμπλέκεται στη διαδικασία, για να χρησιμοποιήσουμε αυτό το γράφημα που πρέπει να χρησιμοποιήστε τα προκαθορισμένα πρότυπα της έξυπνης τέχνης στο Excel.

Παραδείγματα ροής γραφήματος Excel

Μπορείτε να κάνετε λήψη αυτού του προτύπου FlowChart Excel εδώ - πρότυπο FlowChart Excel

Παράδειγμα # 1 - Δημιουργία γραφήματος ροής χρησιμοποιώντας σχήματα (βήμα προς βήμα)

Αρχικά ας φτιάξουμε ένα διάγραμμα ροής ενός από το δημοφιλές διάγραμμα ροής, δηλαδή το οργανωτικό γράφημα ιεραρχίας. Παρακάτω είναι η ροή της επικοινωνίας στον οργανισμό.

Πρόεδρος> Προϊστάμενοι Τμήματος> Ανώτερος Διευθυντής> Διευθυντής> Διευθυντές ομάδας> Μέλη ομάδας.

Αυτό είναι το τυπικό διάγραμμα ροής οργάνωσης που συνήθως βλέπουμε. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθουμε να δημιουργούμε ένα διάγραμμα ροής στο excel χρησιμοποιώντας σχήματα.

  • Βήμα 1: Κατάργηση γραμμών πλέγματος από το φύλλο εργασίας.
  • Βήμα 2: Μεταβείτε στην ενότητα Εισαγωγή> Σχήματα> Διάγραμμα ροής> Ορθογώνιο σχήμα.

  • Βήμα 3: Ας το σχεδιάσουμε πρώτα.

Σημείωση: Για να ταιριάζει στα άκρα της στήλης και της γραμμής, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ALT και προσαρμόστε το.

  • Βήμα 4: Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επεξεργασία κειμένου.

  • Βήμα 5:  Πληκτρολογήστε τη λέξη, Πρόεδρε.

  • Βήμα 6: Αυτό το σχήμα δεν φαίνεται υπέροχο. Στην ενότητα Μορφή αλλάξτε τη μορφή του σχήματος όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα

  • Βήμα 7: Τώρα η πρώτη θέση στον οργανισμό έχει τελειώσει. Κάτω από αυτόν θα έρθουν 4 διευθυντές τμημάτων. Για αυτό σχεδιάστε το βέλος ευθείας γραμμής.

  • Βήμα 8: Τώρα πρέπει να σχεδιάσουμε μια οριζόντια γραμμή για όλους τους επικεφαλής των τμημάτων.

  • Βήμα 9: Εισαγάγετε 4 ακόμη γραμμές βέλους.

  • Βήμα 10: Εισαγάγετε 4 ακόμη ορθογώνια κουτιά κάτω από κάθε βέλος.

Σημείωση: Έχω προσθέσει 4 τμήματα. Μπορείτε να αλλάξετε σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας.

  • Βήμα 11: Μόλις το τμήμα διευθυνθεί κουτιά. Σχεδιάστε 4 ακόμη βέλη και 4 ακόμη ορθογώνια κουτιά για το Senior Manager.

  • Βήμα 12: Κάτω από το Senior Manager, θα εμφανιστεί ο αρχηγός της ομάδας. Σχεδιάστε 4 ακόμη βέλη και 4 ακόμη ορθογώνια κουτιά για τους αρχηγούς ομάδας.

  • Βήμα 13: Κάτω από κάθε αρχηγό της ομάδας θα έρθουν 4 στελέχη. Για αυτό πρώτο σχεδιάστε μια ευθεία κάθετη γραμμή κάτω από κάθε αρχηγό της ομάδας, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

  • Βήμα 14: Για κάθε κάθετη ευθεία γραμμή σχεδιάστε 4 οριζόντια βέλη. Σχεδιάστε πλήρως 16 οριζόντια βέλη.

  • Βήμα 15: Εισαγάγετε 16 πλαίσια κειμένου μπροστά από τα οριζόντια βέλη που σχεδιάστηκαν πρόσφατα. Για το πρώτο πλαίσιο τύπου Executive 1, για το δεύτερο πλαίσιο τύπου Executive 2, για το τρίτο πλαίσιο τύπου Executive 3 και για το τέταρτο πλαίσιο τύπου Executive 4.

Τώρα λοιπόν, το διάγραμμα ροής μας για έναν οργανισμό έχει ολοκληρωθεί. Μια ροή επικοινωνίας είναι σαφής με αυτό το γράφημα. Κάθε θέση στον οργανισμό γνωρίζει με ποιον πρέπει να επικοινωνήσει για να κοινοποιήσει τα μηνύματά τους.

Παράδειγμα # 2 - Δημιουργία επιχειρηματικής ροής με χρήση έξυπνων τεχνών (βήμα προς βήμα)

Έχουμε δει τα βήματα για τη δημιουργία ενός τυπικού διαγράμματος ροής excel χρησιμοποιώντας σχήματα. Η χρήση των έξυπνων τεχνών θα κάνει το διάγραμμα ροής να φαίνεται όμορφο. Κάτω από το διάγραμμα ροής Smart Arts είναι ήδη προκαθορισμένο εάν χρειαζόμαστε κάτι επιπλέον, πρέπει να κάνουμε ρυθμίσεις.

Σε αυτό το παράδειγμα, θα εξηγήσω τη διαδικασία που συνεπάγεται η ίδρυση μιας νέας εταιρείας.

  • Βήμα 1: Μεταβείτε στο INSERT> Smart Art.

  • Βήμα 2: Κάτω από το Smart Art επιλέξτε Διαδικασία. Κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε τη διαδικασία επαναλαμβανόμενης κάμψης.

  • Βήμα 3: Τώρα έχουμε ένα προεπιλεγμένο διάγραμμα ροής.

  • Βήμα 4: Το πλεονέκτημα εδώ είναι ότι έχουμε προ-σχεδιασμένα σχήματα. Για τον πρώτο τύπο κουτιού Τύπος επιχειρηματικής οντότητας: Private Limited

  • Βήμα 5: Το επόμενο  βήμα είναι η διαδικασία εγγραφής.

  • Βήμα 6: Στη συνέχεια, αποκτήστε τον αριθμό αναγνώρισης εταιρείας (CIN).

  • Βήμα 7: Το τέταρτο βήμα είναι να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο για την εταιρεία σας.

  • Βήμα 8: Πρόσληψη υπαλλήλων από διαφορετικά τμήματα.

  • Βήμα 9: Τώρα έχουμε 2 ακόμη βήματα για να μπείτε, αλλά δεν έχουμε απομείνει σχήματα. Επιλέξτε λοιπόν οποιοδήποτε σχήμα και επικολλήστε.

  • Βήμα 10: Τώρα έχουμε εισαγάγει δύο ακόμη κουτιά. Πληκτρολογήστε λογισμικό αγοράς και κανόνες για υπαλλήλους στα νέα πλαίσια.

Παράδειγμα # 3 - Σχεδίαση FlowChart χρησιμοποιώντας το Excel Smart Arts (Βήμα προς βήμα)

Τώρα έχουμε όλη τη διαδικασία σε ένα διάγραμμα ροής. Ας σχεδιάσουμε τώρα την έξυπνη τέχνη.

  • Βήμα 1: Επιλέξτε το FlowChart Smart Art.
  • Βήμα 2: Μόλις επιλέξετε δύο ακόμη καρτέλες θα εμφανιστούν στην κορδέλα. Επιλέξτε Σχεδίαση.

  • Βήμα 3: Υπό σχεδίαση επιλέξτε Αλλαγή χρωμάτων.

  • Βήμα 4: Εδώ αλλάξτε το χρώμα της έξυπνης τέχνης σύμφωνα με την επιθυμία σας.

  • Βήμα 5: Αλλάξτε το στυλ του διαγράμματος ροής στην καρτέλα Σχεδίαση.

Παράδειγμα # 4

Πρέπει να ακολουθήσουμε μερικά βήματα για να δημιουργήσουμε το διάγραμμα ροής στο excel. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα θα κάνετε τη διαδικασία δημιουργίας του διαγράμματος ροής του Excel εύκολη.

  • Δημιουργήστε ένα πλέγμα

Πρέπει να προσαρμόσουμε το μέγεθος των γραμμών πλέγματος στο excel για να κάνουμε τα σχήματα ομοιόμορφα σε μέγεθος. Με αυτόν τον τρόπο, το φύλλο εργασίας του excel θα μοιάζει με χαρτί γραφήματος, οπότε γίνεται εύκολο να σχεδιάσετε τα σχήματα.

  • Επιλέξτε όλα τα κελιά κάνοντας κλικ στο εικονίδιο τριγώνου στην αρχή των αριθμών στήλης / σειράς. Διατηρήστε τον κέρσορα σε οποιαδήποτε από τις κεφαλίδες της στήλης και κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε την επιλογή "Πλάτος στήλης" στο Excel.

  • Όταν εμφανιστεί η οθόνη Πλάτος στήλης, ρυθμίστε τον αριθμό σε 2,14 (2,14 ισούται με 20 εικονοστοιχεία, υποθέτοντας ότι η προεπιλεγμένη γραμματοσειρά είναι Calibri και το μέγεθος γραμματοσειράς είναι 11 σε excel) και κάντε κλικ στο OK.

  • Σύνδεση στο πλέγμα

Αυτή είναι η επιλογή που είναι διαθέσιμη στο excel για να προσαρμόσετε το σχήμα στο μέγεθος του πλέγματος, δηλαδή, κάθε φορά που το σχήμα εισάγεται στο φύλλο, το μέγεθος του σχήματος θα προσαρμόζεται σε αυτό του ύψους και του πλάτους του πλέγματος ενεργοποιώντας αυτή η επιλογή.

  • Κάτω από την καρτέλα διάταξης σελίδας στην κορδέλα, στην ενότητα "Τακτοποίηση", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού κάτω από την επιλογή "Ευθυγράμμιση" και στη συνέχεια, στην αναπτυσσόμενη επιλογή, επιλέξτε την επιλογή "Snap to Grid" .

  • Διάταξη σελίδας

Η διάταξη σελίδας του φύλλου θα πρέπει να προσαρμοστεί ρυθμίζοντας το διάλειμμα της σελίδας, τα περιθώρια, τους προσανατολισμούς σε περίπτωση που θέλετε να αφαιρέσετε την εκτύπωση από το διάγραμμα ροής ή θέλετε να την αντιγράψετε σε άλλες εφαρμογές όπως το Word, επειδή θα ήταν δύσκολο να ρυθμίσετε τη διάταξη μόλις δημιουργηθεί το διάγραμμα ροής του Excel.

Μπορείτε να ορίσετε τον προσανατολισμό της σελίδας ως Πορτραίτο ή Οριζόντιο με βάση τη ροή του διαγράμματος. Π.χ .: εάν η ροή της διαδικασίας είναι οριζόντια, τότε πρέπει να ορίσετε τη σελίδα για τη λειτουργία Landscape.

Τώρα ξεκινήστε με τη δημιουργία του διαγράμματος ροής του Excel χρησιμοποιώντας τα σχήματα. Όπως έχω ήδη πει, συνήθως τα σχήματα έναρξης και τέλους θα είναι Oval Shape. Για να σχεδιάσετε τα σχήματα,

  • Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Σχήματα στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ενότητα Εικονογραφήσεις Το αναπτυσσόμενο μενού παρέχει τις επιλογές όλων των διαθέσιμων σχημάτων στη συνέχεια, επιλέξτε το σχήμα που χρειάζεστε για το διάγραμμα ροής του excel και εισαγάγετε σχήμα στο φύλλο εργασίας.

Αρχικά, ας εισάγουμε το σχήμα Οβάλ. Επιλέξτε το σχήμα και κρατήστε τον κέρσορα και σύρετέ το χρησιμοποιώντας το ποντίκι στο μέγεθος που θέλετε να δείτε.

Στην παραπάνω εικόνα, μπορείτε να δείτε ότι το μέγεθος του σχήματος έχει προσαρμοστεί και ρυθμιστεί εντός των γραμμών πλέγματος καθώς έχουμε ενεργοποιήσει την επιλογή Snap to Grid. Αυτό θα προσαρμοστεί ενώ αρχίζετε να σχεδιάζετε το σχήμα. Όταν το σχήμα επεκταθεί ή συρρικνωθεί, θα προσαρμοστεί στην επόμενη πλησιέστερη γραμμή πλέγματος.

  • Για να προσθέσετε κείμενο στο σχήμα, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Επεξεργασία κειμένου" στη λίστα.

  • Εισαγάγετε το κείμενο στο σχήμα. Μπορείτε να ευθυγραμμίσετε το κείμενο χρησιμοποιώντας τις επιλογές ευθυγράμμισης κειμένου.

Τώρα πρέπει να εισαγάγουμε το επόμενο σχήμα για να προχωρήσουμε στο επόμενο βήμα. Εισάγετε το επόμενο σχήμα ακριβώς κάτω από το "ΕΚΚΙΝΗΣΗ". Το ορθογώνιο σχήμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δείξει το βήμα όπου υπάρχει μόνο μία επιλογή για να προχωρήσουμε περαιτέρω και το σχήμα διαμαντιού θα χρησιμοποιηθεί όταν έχουμε δύο ή περισσότερες επιλογές για να προχωρήσουμε περαιτέρω.

Το επόμενο βήμα είναι να συνδέσετε τα σχήματα. Για να συνδέσετε τα σχήματα, επιλέξτε τις γραμμές σύνδεσης από την επιλογή Shapes και σχεδιάστε μεταξύ των σχημάτων.

Μόλις επιλεγεί ο σύνδεσμος, κρατήστε τον κέρσορα στο σχήμα και μπορείτε να δείτε τις κουκκίδες σύνδεσης στο σχήμα.

Αρχίστε να σχεδιάζετε τη γραμμή σύροντας το ποντίκι από οποιαδήποτε από τις κουκκίδες σύνδεσης και συνδέστε το με τη κουκκίδα σύνδεσης του άλλου σχήματος. Οι κουκκίδες σύνδεσης του επόμενου σχήματος φαίνονται ενώ πλησιάζετε τη γραμμή κοντά στο σχήμα.

Συνεχίστε να προσθέτετε τα σχήματα το ένα μετά το άλλο σύμφωνα με τα βήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία.

Όπως ανέφερα νωρίτερα, το σχήμα του διαμαντιού θα χρησιμοποιηθεί όταν πρόκειται για πολλαπλές επιλογές. Στην παραπάνω εικόνα, μπορείτε να δείτε τη ροή του γραφήματος που δείχνει τις διάφορες επιλογές που σχετίζονται με το εικονίδιο σε σχήμα διαμαντιού.

Κάθε διάγραμμα δείχνει μόνο το βήμα που πρέπει να ακολουθηθεί για την ολοκλήρωση της διαδικασίας. Αλλά για μια σαφή κατανόηση της διαδικασίας, μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον πληροφορίες χρησιμοποιώντας το πλαίσιο κειμένου.

Για να προσθέσετε ένα πλαίσιο κειμένου,

  • Μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή κορδέλας στο excel και κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου από την ενότητα "Κείμενο".

  • Εισαγάγετε το πλαίσιο κειμένου διατηρώντας το δρομέα στη θέση του και σύροντάς το χρησιμοποιώντας το ποντίκι. Κάντε κλικ μέσα στο πλαίσιο για να εισαγάγετε το κείμενο

  • Αφαιρέστε το περίγραμμα επιλέγοντας Μορφή σχήματος (Κάντε δεξί κλικ στο πλαίσιο για επιλογή) και επιλέξτε Χωρίς γραμμή από τις ιδιότητες μορφής.

Και πάλι, χρησιμοποιήστε ένα οβάλ σχήμα για να δείξετε το τέλος της διαδικασίας.

  • Για να κάνετε το γράφημα να φαίνεται καλύτερο, καταργήστε τις γραμμές πλέγματος καταργώντας την επιλογή του πλαισίου πλέγματος στην καρτέλα Προβολή

Τώρα, έτσι φαίνεται το διάγραμμα ροής σας αφού ολοκληρώσετε όλα τα βήματα.

Μπορείτε να μορφοποιήσετε το σχήμα κάθε βήματος

  • Επιλέξτε το σχήμα που θέλετε να μορφοποιήσετε και μεταβείτε στην καρτέλα Μορφοποίηση στην κορδέλα, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη επιλογή στην ενότητα "Σχήματα μορφής" και επιλέξτε τη μορφή.

Παράδειγμα # 5 - Χρήση γραφικού Smart Art

Το διάγραμμα ροής μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας το εύκολα διαθέσιμο Smart Art Graphic στο Excel

  • Επιλέξτε το Smart Art Graphic στην Ενότητα Εικόνα στην καρτέλα Εισαγωγή.

  • Επιλέξτε το διάγραμμα σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας και κάντε κλικ στο OK.

  • Αφού επιλέξετε το διάγραμμα, εισαγάγετε το κείμενο στο πλαίσιο κειμένου.

Το διάγραμμα ροής σας φαίνεται όπως φαίνεται παρακάτω:

Μπορείτε να προσθέσετε το σχήμα στο υπάρχον διάγραμμα, Μετακίνηση πάνω / κάτω του σχήματος στην καρτέλα "Σχεδίαση" επιλέγοντας το διάγραμμα.

Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε σχήματα στο υπάρχον.

Μπορείτε να κάνετε λήψη αυτού του προτύπου Excel Παραδείγματα ροής διάταξης εδώ - Πρότυπο παραδείγματος διάγραμμα ροής Excel

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε

  • Χρησιμοποιήστε διαφορετικά σχήματα για να δώσετε οπτικά εφέ για τη δημιουργία ενός διαγράμματος ροής στο Excel.
  • Δώστε διαφορετικά χρώματα σε κάθε καρτέλα δημιουργώντας ένα διάγραμμα ροής excel για να το κάνετε πιο ελκυστικό.
  • Χρησιμοποιήστε έξυπνες τέχνες για εύκολη σχεδίαση σχημάτων.
  • Στην περίπτωση πιο περίπλοκων διαγραμμάτων ροής, χρησιμοποιήστε σχήματα και μην χρησιμοποιείτε έξυπνες τέχνες.